Электронный документооборот в сфере бизнеса

Электронный документооборот (ЭДО) приносит пользу любой организации. О его преимуществах для бизнеса читайте далее.

Почему электронные документы вытесняют бумажные

Специфика бумажного делопроизводства ограничивает скорость оформления, передачи и обработки документов. Их необходимо распечатывать в нужном количестве экземпляров, что требует времени, скорость пересылки зависит от возможностей почты или курьерских служб, брошюровка и сдача исполненных дел в архив также отнимает время. Защищать конфиденциальность бумажных документов и обеспечивать их сохранность также достаточно сложно.

Электронные документы представляют собой компьютерные цифровые файлы, не привязанные жёстко к определённым физическим носителям. Для их обработки и пересылки используют вычислительную технику и электронные каналы связи, что кардинально меняет принципы работы с документами. 

Основные преимущества электронных документов перед бумажными:

• на создание документа нужно минимум времени, особенно если используются шаблоны;
• любой нужный документ можно быстро найти, утрата и потеря документов практически исключается;
• пересылка документов любому количеству адресатов происходит почти мгновенно;
• с электронными документами можно работать удалённо и коллективно — это упрощает согласование и экономит время;
• расходы на бумагу и печать резко сокращаются — распечатывают документы только в некоторых случаях;
• электронное хранилище информации в сотни раз компактнее бумажных архивов;
• конфиденциальность содержащихся в документах сведений обеспечивается с помощью шифрования данных, а резервное копирование исключает утрату документов.

В совокупности эти преимущества электронного документооборота повышают эффективность бизнеса. Внутри компании — за счёт перераспределения рабочего времени сотрудников: на рутинную работу с бумагами они расходуют меньше времени и сил, а высвобождаемые ресурсы направляют на решение производственных задач бизнеса. За счёт ускорения внешнего документооборота улучшается взаимодействие с удалёнными подразделениями, контрагентами и клиентами.

Как системы электронного документооборота повышают эффективность делопроизводства

Наибольший эффект даёт использование для работы с электронными документами специализированного программного обеспечения — систем электронного документооборота. Они позволяют: 

• автоматизировать обработку входящих документов — присваивать им номера, распределять по отделам и подразделениям по заранее настроенным маршрутам, передавать в архив;
• создавать шаблоны для основных типов документов, автоматически заполнять стандартные поля;
• проверять корректность и полноту оформления документов;
• контролировать исполнение, генерировать отчёты;
• быстро находить нужный документ по его атрибутам и содержимому.

Широкий выбор программного обеспечения позволяет подобрать СЭД с любым требуемым функционалом.

Какие функции у операторов ЭДО

Пересылать электронные документы можно по любым цифровым каналам связи, однако юридически значимый документооборот ведут только через операторов ЭДО — таково требование действующего законодательства.

Оператор ЭДО проверяет, чтобы документ был подписан отправителем с помощью электронной цифровой подписи с действительным сертификатом, пересылает документ по защищённым каналам связи адресату, сохраняет копию документа, уведомляет отправителя о приёме документа получателем.

Многие операторы ЭДО предлагают услугу проверки заполнения формализованных документов. Это выгодно бизнесу, так как снижает вероятность отправки контрагенту документа с ошибками, а значит экономит время на их устранение.

В чём для бизнеса выгоды перехода на ЭДО 

Электронный документооборот повышает эффективность любого бизнеса — от индивидуальных предпринимателей до крупных холдингов.

Во-первых, ЭДО снижает издержки на делопроизводство и связанные с этим непроизводительные расходы. Отпадает необходимость в содержании громоздких бумажных архивов, сокращаются расходы на бумагу и принтеры, бухгалтер не тратит время на поездки в налоговую и другие контролирующие органы и т.п.

Во-вторых, он позволяет вести дела быстрее — сократить время между заключением контракта и получением оплаты за оказанные услуги и отгруженные товары. 

В-третьих, системы электронного документооборота позволяют максимально эффективно использовать современные цифровые технологии — объединить в единое информационное пространство используемые в организации программы, например, бухгалтерские и складские, проанализировать и улучшить бизнес-процессы и т.п.