Все новости

Электронный документооборот в логистике

Выполняя транспортировку товара, контрагенты обязаны подготовить большое количество документации разного вида. Ее заполнение отнимает много времени, требует повышенной внимательности. Однако переход на электронный документооборот в логистике значительно упрощает процесс. Он позволяет ускорить внесение данных, обмен сведениями между участниками процедуры, снизить риск возникновения ошибок. Однако необходимо использовать программное обеспечение, которое полностью закрывает потребности компании, может применяться в рамках импортозамещения и своевременно обновляется. Всем вышеуказанным требованиям соответствует электронный документооборот от компании «Этлас-Софт».

Зачем используют ЭДО в логистике?

ЭДО в логистике начали применять с 2022 года. Изначально компании могли самостоятельно решать, как им вести документооборот. Однако с 2024 года применение ЭДО в некоторых сферах стало обязательным. Отказ от выполнения процедуры считается нарушением и может стать основанием для наложения санкций.

Внедрение электронного документооборота значительно упрощает процесс взаимодействия с контрагентами. Дело в том, что любая операция с товаром должна быть задокументирована. Без выполнения процедуры нельзя выполнить приемку продукции на склад, отгрузить товар, выполнить иные действия. Фиксация информации вручную отнимает много времени, поэтому компании активно переходят на внедрение электронного документооборота в логистике. Использование возможностей ЭДО ускоряет обмен сведениями, делает процесс быстрым, не вызывающим сложности.

Переход на электронный документооборот удобен в рамках взаимодействия с надзорными органами. Они смогут быстро получать информацию о перевозке. При этом компании не придется тратить время на предоставление бумажных версий.

Повышается удобство самого процесса формирования документации. В процессе подготовки нового документа система может автоматически заполнить поля, информация в которых н меняется. Потребуется лишь скорректировать отдельные данные.

Плюсы перехода на ЭДО в логистике

Несмотря на то, что потребность в обязательном ведении ЭДО касается не всех компаний, большинство организаций, работающих в сфере логистики, использует электронный документооборот. Это связано с преимуществами, к возникновению которых приводит его внедрение. Так, использование системы электронного документооборота позволяет:

  • защитить информацию – сведения передаются по зашифрованным каналам связи, что снижает риск их хищения;
  • упростить хранение документации – файлы размещаются на серверах, не занимают место, что позволяет сократить площадь архивов, используя ее для других целей;
  • упростить демонстрацию документации проверяющим, в том числе инспекторам ГИБДД в дороге – достаточно показать им QR-код, не возя с собой большие папки;
  • сократить расходы – больше не нужно тратить огромные суммы на закупку бумаги;
  • снизить риск возникновения ошибок, в том числе из-за невнимательности — система не позволит отправить документацию, если часть полей не заполнена, или внесены некорректные сведения;
  • ускорить работу – система позволит быстрее вносить данные в документы, что освободит время на выполнение более важных задач;
  • повысить производительность отдела – за одно и то же время удастся выполнить больше задач.

Система электронного документооборота “Этлас” создана с учетом потребностей клиентов. Она позволяет быстрее разрабатывать и согласовывать документы, делает этот процесс простым. Чтобы разобраться в системе, не нужно проходить специализированные курсы. Достаточно понять основной принцип работы и начать совершать операции. Выбирая ПО «Этлас-Софт», вы значительно повысите производительность компании в сфере выполнения операций с документацией и снизите риск возникновения ошибок.