Электронный документооборот с контрагентами
Электронные документы могут полностью заменить бумажные — их использование предусмотрено действующим законодательством. О том, как организовать электронный документооборот с контрагентами читайте далее.
Подготовка к переходу на ЭДО
Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, необходимо выполнить несколько условий:
- внести в учётную политику организации необходимые изменения, регламентирующие ЭДО, назначить ответственных сотрудников, разработать и утвердить инструкцию по использованию ЭЦП;
- обеспечить ответственных сотрудников квалифицированными электронными цифровыми подписями, установить необходимое для работы с ними программное обеспечение;
- согласовать с контрагентами перечень документов для обмена в электронной форме и их формат;
- выбрать способ обмена документами — по электронной почте или через оператора ЭДО.
Переходить на электронный документооборот с контрагентами целесообразно после внедрения ЭДО в повседневную деятельность компании. Необходимо создать необходимую техническую базу, обеспечить надёжный доступ в интернет, разработать регламенты и инструкции, обучить сотрудников работе с электронными документами.
Необходимо выбрать способ обмена электронными документами. Если для него будет использоваться электронная почта, с контрагентами необходимо заключить контрагентский договор или подписать дополнительное соглашение. Если предполагается обмениваться документами через оператора ЭДО, компания и все её партнёры должны заключить с ним договоры. Для компаний с большим количеством контрагентов работа через оператора ЭДО проще и удобнее.
Задачи оператора электронного документооборота
Оператор ЭДО является законным независимым участником документооборота, в задачи которого входит:
- обеспечение технической возможности обмена документами, их конфиденциальности и безопасности;
- передача документов между участниками ЭДО, контроль подлинности ЭЦП;
- хранение переданных документов
и другие.
После подписания договора с компанией оператор ЭДО уведомляет ФНС РФ о том, что она переходит на электронный обмен документами со своими контрагентами.
Чтобы начать ЭДО, компания обменивается с партнёрами приглашениями в сервисе оператора. Все документы, передаваемые через оператора ЭДО должны быть подписаны квалифицированной ЭЦП, которую можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Заключение
Переход на электронный документооборот с контрагентами требует предварительной подготовки и связан с определёнными финансовыми и трудозатратами. В частности, потребуются расходы на получение сотрудниками компании сертификатов ЭЦП и оплату услуг оператора ЭДО.
В то же время эти вложения быстро окупаются не только за счёт отказа от бумажного документооборота, но и благодаря росту эффективности бизнеса из-за сокращения времени на пересылку документов. Потеря документов в ЭДО полностью исключается, резко снижается количество ошибок, документы пересылаются в зашифрованном виде, что гарантирует конфиденциальность и безопасность содержащихся в них сведений.
Переход на ЭДО обеспечивает также и репутационные преимущества: компания демонстрирует своим партнёрам и клиентам, что она дорожит их временем и стремится к эффективному и взаимовыгодному сотрудничеству.