Электронный документооборот в строительстве

Строительство, с организационной точки зрения, — один из самых сложных видов бизнеса. Электронный документооборот способен значительно упростить делопроизводство, а значит сократить сроки строительства и снизить издержки. О том, как и за счёт чего это удаётся, читайте далее.

Специфика документооборота в строительстве

Проектирование, экспертиза и согласование строительной документации, юридическое оформление строительства, поставки материалов и оборудования, финансирование, производство работ — каждый из этапов строительства связан с объёмным документооборотом.

Особенности документооборота в строительстве вытекают из специфики этого вида бизнеса:

• любая строительная компания взаимодействует с большим количеством контрагентов и подрядных организаций — в их числе заказчик строительства, проектировщики, местные органы исполнительной власти, поставщики материалов, транспортные компании, подрядчики, специализирующиеся на конкретных видах работ и т.п.;
• строительная документация чрезвычайно многообразна — проект, сметы, всевозможные планы и чертежи, заявки на поставку материалов, транспортные накладные, акты приёма-передачи и др.;
• в строительстве часто возникает необходимость согласования вносимых по ходу работ изменений — важно, чтобы они проходили как можно быстрее;
• практически любое строительство контролируют различные государственные и муниципальные органы — они проверяют соблюдение градостроительного, санитарного и экологического законодательства;
• для строительства характерна сложная многоэтапная процедура приёмки выполненных работ.

Ведение всей документации в бумажном виде очень затратно как с точки зрения накладных расходов на оформление, печать и пересылку документов, так и с точки зрения затрачиваемых на работу с документацией человеческих ресурсов. Сокращение этих издержек удешевляет и ускоряет строительство. 

Как ЭДО упрощает ведение строительной документации

Использование электронных документов открывает возможности, которые недоступны при бумажном делопроизводстве.

Системы электронного документооборота позволяют создать для всех задействованных в строительстве участников единое информационное пространство. Благодаря этому возможна одновременная коллективная работа над документами. Например, при внесении изменений в проект сокращается время на их согласование: заказчик видит изменения в проекте, оперативно высказывает свои пожелания, которые сразу же учитываются проектировщиком. Подрядчики и поставщики материалов также оперативно корректируют свои действия. В результате потери времени, вызванные необходимостью изменить проект, сводятся к минимуму.

Ответственные лица заверяют документы с помощью электронной цифровой подписи — отпадает необходимость распечатывать документы на бумаге и пересылать их физически. 

Автоматизация документооборота помогает освободить персонал от выполнения рутинных операций с документами, таких как регистрация, пересылка исполнителю, контроль получения и т.п. Кроме того, системы ЭДО автоматически проверяют стандартные документы, такие как УПД, счёт-фактура и другие на возможные ошибки.

Удалённый доступ к документам также способствует повышению эффективности всех участников процесса. Например, находясь непосредственно на стройплощадке, прораб может оперативно получить от проектировщика чертежи с актуальными уточнениями. 

Уже это далеко не полное перечисление выгод электронного документооборота позволяет утверждать, что внедрение ЭДО в строительстве — важнейшее условие повышения эффективности и конкурентоспособности для любой строительной организации. 

Что необходимо для ЭДО в строительстве

Электронный документооборот в строительстве организуется по тем же принципам, что и в других отраслях.

Чтобы его внедрить, необходимо:

1. снабдить всех ответственных сотрудников квалифицированной электронной цифровой подписью;
2. выбрать оператора электронного документооборота, присоединиться к его сервису и оплатить выбранный тариф;
3. уведомить контрагентов о переходе на ЭДО.

После выполнения этих действий можно обмениваться юридически значимыми электронными документами как с контрагентами, так и с надзорными органами. 

Наиболее эффективный электронный документооборот в строительной организации можно обеспечить при использовании специализированных компьютерных программ, таких как электронный архив или система электронного документооборота (СЭД). Подробнее об их возможностях читайте в других статьях на нашем сайте.