Электронный документооборот для индивидуальных предпринимателей

Электронный документооборот (ЭДО) удобнее и быстрее бумажного. Переход на ЭДО — естественный и закономерный процесс. Он начался в крупных компаниях, а сегодня затрагивает все учреждения и организации и даже физические лица. О преимуществах электронного документооборота для индивидуальных предпринимателей читайте далее. 

Зачем ЭДО индивидуальному предпринимателю

Деятельность ИП сопровождается документооборотом, пусть и относительно небольшим по объёму. Договоры, отчётность в контролирующие органы, приёмосдаточные акты и накладные — эти и другие документы оформляет каждый индивидуальный предприниматель. Он может делать это по старинке на бумаге, но электронные документы удобнее и выгоднее:

• типовой электронный документ, например, договор с очередным клиентом создают по шаблону — это экономит время и практически исключает ошибки за счёт автозаполнения стандартных полей;
• пересылка электронных документов контрагентам происходит мгновенно — согласование и подписание договоров занимает минимум времени;
• при работе с электронными документами в разы уменьшаются расходы на канцелярские товары и принтеры;
• автоматизируется и упрощается бухгалтерский и иной учёт, при необходимости можно быстро найти нужный электронный документ для сверки или уточнения информации;
• сдавать отчётность в ФНС, ПФР, Росстат и другие органы можно онлайн, экономя время на поездки в соответствующие офисы.

Очевидно, что электронный документооборот экономит для индивидуального предпринимателя и время, и деньги.

Как индивидуальному предпринимателю перейти на электронный документооборот

Чтобы отказаться от бумажного делопроизводства и перейти на работу с электронными документами, необходимо соблюдать требования, установленные для юридически значимого электронного документооборота.

Для перевода ИП на электронный документооборот необходимо:

1. получить в налоговой инспекции сертификат квалифицированной электронной подписи (ЭЦП): в соответствии с действующими законами, электронные документы, подписанные с её помощью, юридически приравниваются к бумажным, подписанным собственноручно;
2. выбрать оператора электронного документооборота и присоединиться к его сервису: весь юридически значимый документооборот необходимо вести через оператора ЭДО, который гарантирует его законность и конфиденциальность;
3. договориться с контрагентами о переходе на ЭДО.

При незначительном количестве документов их можно отправлять вручную через веб-интерфейс оператора ЭДО. Если документов много, для работы с ними целесообразно приобрести специализированное программное обеспечение — систему электронного документооборота (СЭД). 

Она позволяет вести делопроизводство в едином информационном пространстве, быстро находить нужный документ, автоматизировать стандартные и повторяющиеся операции с документами, в частности, сортировать их, а после обработки перемещать в архив. Кроме того, СЭД можно интегрировать с бухгалтерскими, складскими и другими программами.

Сегодня на ЭДО переходят всё больше организаций и физических лиц. Многие из них уже полностью отказались от использования бумажных документов. Чтобы у индивидуального предпринимателя не возникла ситуация, когда от выгодного заказа придётся отказаться только потому, что его ИП не использует электронный документооборот, внедрять его необходимо уже сегодня.