Электронный документооборот для маркетплейсов
Дистанционная торговля удобна и для продавцов, и для покупателей, поэтому её доля в последнее время постоянно увеличивается. Работа через маркетплейс для предпринимателя имеет много преимуществ по сравнению с открытием собственного интернет-магазина. Об особенностях электронного документооборота с маркетплейсами читайте далее.
Типичный маркетплейс — это онлайн платформа для продавцов и покупателей. Вместо десятков и сотен разрозненных интернет-магазинов покупатель в одном месте видит предложения сразу многих поставщиков. Он может выбрать наиболее выгодное по цене, срокам и условиям поставки предложение.
Для продавца работа с маркетплейсом тоже выгодна — нет необходимости вести собственную рекламную компанию и заниматься продвижением, можно сконцентрироваться исключительно на продажах товаров. Маркетплейс полностью поддерживает сайт, помогает с логистикой, во многих случаях берёт на себя доставку.
На большинстве маркетплейсов работа строится одинаково: предприниматель регистрируется на площадке, заполняет карточки товаров. Когда покупатель совершает покупку, товар со склада продавца или со склада маркетплейса отправляется покупателю, он получает оплату, а маркетплейс комиссию.
Как и при любой другой продаже, движение товаров и денег сопровождается соответствующими документами. Электронный документооборот (ЭДО) помогает автоматизировать этот процесс и минимизировать возможные ошибки.
Обязательные требования к ЭДО
Обмен финансовыми документами должен происходить в соответствии с действующими законами и нормативами. Одно из обязательных требований — пересылать документы через оператора ЭДО, а для придания им юридической силы использовать квалифицированную электронную подпись.
Многие маркетплейсы совсем не применяют бумажный документооборот. И это вполне обоснованно — сопровождать дистанционную торговлю архаично заполненными бумагами по меньшей мере неэффективно.
Чеки, счета-фактуры, накладные — эти и множество других документов оформляется ежедневно, причём с увеличением объёма продаж он тоже возрастает. Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют автоматизировать обработку документов.
Задачи, решаемые системами ЭДО при работе с маркетплейсами
СЭД — программа для упрощения, ускорения и автоматизации работы с электронными документами:
- благодаря использованию шаблонов, она сокращает время на создание новых документов;
- автоматическая проверка заполнения стандартных полей, сертификата ЭЦП и формата документа обеспечивает отправку только правильно подготовленных документов;
- все файлы хранятся в одном месте, исключается появление дубликатов;
- поиск по атрибутам и содержанию позволяет при необходимости быстро найти нужный документ;
- СЭД может быть интегрирована с сервисом оператора ЭДО, национальной системой Честный ЗНАК, бухгалтерскими и складскими программами.
Система электронного документооборота позволяет предпринимателю с минимальными затратами времени вести весь документооборот с маркетплейсом, контрагентами и контролирующими органами.
Подключение к ЭДО
Подробные требования к документообороту и условия подключения к маркетплейсу можно найти на его сайте.
Как правило, маркетплейсы работают с определёнными операторами ЭДО — предпринимателю желательно присоединиться к одному из них, чтобы для обмена документов не потребовалось настраивать роуминг. Подробные инструкции есть на сайтах маркетплейса и оператора ЭДО.