ЭДО в кредитных организациях
Сложные экономические условия и высокая конкуренция вынуждают банки непрерывно совершенствовать свою работу и повышать её эффективность. Информационные технологии и, в частности, электронный документооборот (ЭДО) играют в этом не последнюю роль.
Он позволяет охватить все транзакции банка, проанализировать их и усовершенствовать. Бумажный документооборот в принципе не годится для решения такой задачи. Напротив, ЭДО открывает возможности, которые позволяют кредитным организациям получить преимущество перед конкурентами, работающими по старинке. Рассмотрим некоторые из этих преимуществ подробнее.
ЭДО упрощает и ускоряет аудит
Банковская деятельность находится под жёстким контролем, все финансовые организации регулярно проверяют. В случае бумажного делопроизводства такие проверки проходят очень долго хотя бы потому, что на разбор и изучение папок с документами требуется много времени. Особенно большие проблемы возникают с утерянными или перепутанными документами. Если документооборот ведётся в электронном виде, таких сложностей не возникает.
Во многих случаях вмешательство контролёров в работу банка можно минимизировать. Для этого им по защищённым каналам открывают удалённый доступ к документации.
Современные системы электронного документооборота (СЭД) способны работать с любыми типами документов, в том числе с файлами устаревших форматов и со сканами бумажных оригиналов. Это упрощает поиск подтверждающих документов в архиве, что также ускоряет работу аудиторов.
ЭДО помогает управлять бизнес-процессами
Системы электронного документооборота позволяют собрать подробную количественную информацию о деятельности финансового учреждения. Проанализировав её, руководство может обнаружить «узкие места» в работе и устранить их, например, усовершенствовать маршрутизацию документов или автоматизировать рутинные операции, такие как передача исполненных документов в архив.
Одновременно с автоматизацией ЭДО помогает поднять исполнительскую дисциплину, так как позволяет контролировать своевременность действий над документами. Для этого можно использовать формируемые в СЭД отчёты.
Как показывает практика, после внедрения СЭД повышается культура работы всего коллектива учреждения — упрощение работы с документами позволяет сотрудникам меньше времени тратить на рутину и сконцентрироваться на работе с клиентами банка и задачах, требующих нестандартных решений.
СЭД консолидирует информацию из сторонних источников данных
В своей деятельности банки работают с информацией, получаемой из разных источников и систем — от контролирующих органов, из филиалов, от контрагентов и партнёров, с бирж и торговых площадок, от клиентов и т.д. Очень важно, чтобы доступ к подобным разнородным данным был единообразным — без этого стандартизация процессов, о которой говорилось выше, невозможна.
Используемая в кредитной организации система электронного документооборота должна быть достаточно гибкой для интеграции с другими информационными системами, в том числе с устаревшими.
Резюмируя, перечислим задачи, для решения которых банки используют возможности электронного документооборота:
- автоматизация текущего делопроизводства и документооборота, не связанного непосредственно с финансовыми операциями — управленческого, кадрового, юридического и т.п.;
- стандартизация и унификация работы с документами;
- анализ бизнес-процессов с целью их усовершенствования;
- повышение исполнительской дисциплины;
- консолидация информационных потоков из различных источников.
В то же время не следует сводить преимущества ЭДО в кредитных организациях только к решению стоящих перед банком задач. Электронный документооборот влияет на все стороны его деятельности, поэтому совершенствование ЭДО — одно из условий повышения эффективности банка.