Преимущества ЭДО
Переход на электронный документооборот всегда требует обоснования. Если в результате эффективность работы организации вырастет, переход оправдан.
Основные преимущества электронного документооборота:
- высокая скорость обработки документов;
- возможность автоматизации многих аспектов документооборота;
- компактность — электронная база данных занимает меньше места, чем бумажные дела;
- высокая степень защищённости информации;
- возможность удалённой работы с документами.
Рассмотрим эти преимущества систем электронного документооборота подробнее.
Скорость документооборота
Традиционные бумажные документы всегда ограничены свойствами физических носителей. Документ нужно напечатать на бумаге в необходимом количестве копий, зарегистрировать в картотеке, разослать его адресатам по почте или доставить курьером, затем передать руководству для визирования или согласования, затем обойти всех участников согласования, а после исполнения сдать в архив.
Каждая из перечисленных операций требует времени на физическое перемещение документа в пространстве. В итоге на «хождение» документа между сотрудниками уходит больше времени, чем на непосредственную работу с ним.
Электронный документ является цифровым файлом — его передача осуществляется посредством электронных информационных каналов, поэтому происходит практически мгновенно.
Более того, с одним и тем же документом могут одновременно работать неограниченное количество лиц — время на согласование и принятие решений сокращается в разы.
Автоматизация
Большим преимуществом электронного документооборота является возможность автоматизации многих операций, начиная от создания и регистрации и заканчивая автоматической сдачей документа в архив после его исполнения.
Все современные системы электронного документооборота позволяют настраивать автоматические действия с документами. Например, регистрировать входящую электронную почту, сортировать документы по категориям, пересылать их по заранее назначенным маршрутам и так далее.
Автоматизация освобождает персонал от рутинных действий, позволяя сосредоточить усилия на решении производственных и управленческих задач.
Ещё один аспект автоматизации — сбор и обработка аналитической информации в режиме реального времени. Это позволяет быстро и гибко реагировать на изменяющуюся ситуацию и принимать взвешенные и эффективные управленческие решения. Тем самым электронный документооборот повышает качество управления.
Экономия площадей
Бумажные архивы, занимающие огромные площади, не нужны. Электронное хранилище информации занимает очень мало места. Использование облачных технологий позволяет сократить его ещё больше.
Это преимущество электронного документооборота сокращает затраты на поддержание операционной деятельности организации.
Безопасность и защищённость
Безопасность бумажного архива обеспечивается дорого — сейфы, бронированные двери, сложные замки. Безопасность электронных документов обеспечивается проще и эффективнее:
- данные хранятся в зашифрованном виде;
- при пересылке электронные документы защищены средствами криптографии;
- подлинность документов гарантируется использованием электронной цифровой подписи;
- доступ каждого сотрудника к базе данных контролируется, все действия с документами протоколируются;
- сохранность хранилища обеспечивается с помощью резервного копирования данных.
Полная конфиденциальность и сохранность информации — важное преимущество электронного документооборота.
Удалённый доступ
Сейчас, когда всё больше организаций переводят своих сотрудников на удалённую работу, это преимущество электронного документооборота перед бумажным выходит на первое место.
С электронными документами можно работать повсюду, где есть доступ в интернет. Пользователю даже необязательно иметь на своём устройстве какое-либо специальное программное обеспечение: войти в систему электронного документооборота можно из любого браузера.