Электронный документооборот между организациями
Обмен документами в электронном виде между организациями по сравнению с бумажным имеет два важных преимущества: он дешевле и быстрее. Об особенностях внешнего электронного документооборота и о том, как на него перейти читайте далее.
Почему ЭДО внедряют сначала внутри организации
Электронные документы создаются и просматриваются с помощью компьютера и пересылаются по цифровым каналам связи. Современная инфраструктура позволяет автоматизировать большинство рутинных операций с документами и освободить от них сотрудников.
На первом этапе перехода на ЭДО его внедряют внутри организации. Одна из основных задач этого этапа — обучить персонал работе по новым правилам. Для этого разрабатываются регламенты работы с документами, отлаживаются процессы, у сотрудников есть возможность и время освоить новые для себя приёмы работы с документацией, разобраться в их специфике.
Уже на этом этапе становятся очевидны выгоды от использования электронных документов:
- однотипные документы создаются на основе шаблонов — это значительно экономит время;
- исключается возможность потери документов;
- совместная работа над документами ускоряет их согласование и утверждение;
- улучшается контроль за прохождением документов, повышается исполнительская дисциплина.
Немаловажно, что электронный документооборот позволяет получить точную и объективную информацию о функционировании организации и её бизнес-процессах. Анализ собранных данных помогает оптимизировать работу как отдельных сотрудников и подразделений, так и организации в целом.
Внешний электронный документооборот даёт ещё больше преимуществ, однако при его внедрении внутренними регламентами не обойтись — необходимо соблюдать нормы делового оборота и требования законодательства.
Как работает электронный документооборот между организациями
Одно из возможных решений — заключить с контрагентом дополнительное соглашение об обмене документами в электронной форме и в нём зафиксировать все процедуры и условия. Недостаток этого варианта в том, что подобный договор придётся заключать с каждым контрагентом в отдельности. Кроме того, такой порядок не годится для документооборота с государственными и контролирующими органами, например, с ФНС.
Чтобы обмениваться электронными документами с любыми организациями и соблюдать действующие нормы, необходимо:
- получить от контрагентов согласие на переход к ЭДО;
- снабдить всех сотрудников, имеющих право подписи квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП);
- выбрать оператора ЭДО и подключиться к его сервису.
Согласие контрагентов необходимо, так как пока они не перешли на ЭДО, организация будет вынуждена параллельно вести и бумажное, и электронное делопроизводство, а это нерационально.
Каждый из участников ЭДО должен к нему подготовиться —как минимум, обеспечить сотрудников ЭЦП, выбрать оператора ЭДО и зарегистрироваться в его сервисе.
Компания-оператор располагает необходимой инфраструктурой, чтобы гарантировать конфиденциальность и безопасность передаваемых через её сервис документов. Оператор, кроме того, следит, чтобы обмен электронными документами осуществлялся в соответствии с требованиями нормативов и законов.
Если участники ЭДО пользуются услугами одного и того же оператора, для начала обмена документами необходимо найти название контрагента в списке и отправить ему через сервис приглашение. Если организации пользуются услугами разных операторов, необходимо с помощью службу поддержки оператора наладить роуминг.
Специализированная программа для электронного документооборота значительно упрощает работу с электронными документами. На первом этапе может быть достаточно электронного архива, так как по закону первичные документы необходимо хранить не менее 4 лет. Электронный архив позволяет не только безопасно хранить электронные документы, но и быстро находить нужный. По мере необходимости функциональность программного обеспечения расширяют.