Какие виды документов можно передавать через ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) помогает организациям сократить издержки, оптимизировать взаимодействие сотрудников и отделов внутри компании, ускорить и упростить обмен документами с контрагентами и контролирующими органами. Многие организации уже перешли на ЭДО, однако у тех компаний, который ещё только планируют такой переход возникают вопросы, и в частности, какие виды документов можно передавать через ЭДО. Эта статья поможет разобраться в этом и некоторых других вопросах.
Что такое электронный документ
По сути, электронный документ представляет собой цифровой файл, являющийся аналогом бумажного документа. Он содержит ту же информацию, но, в отличие от бумажного документа, электронный документ записывают и хранят на электронном носителе, а для пересылки используют цифровые каналы связи.
Документооборот внутри организации осуществляется в соответствии с внутренними регламентами. Внешний документооборот регулируется соответствующими соглашениями с контрагентами или действующим законодательством.
В общем случае юридическую силу электронным документам придаёт усиленная электронная цифровая подпись (ЭЦП). Заверенный ЭЦП документ полностью равнозначен бумажному, подписанному собственноручно. Выдачу усиленной квалифицированной ЭЦП и соответствующих сертификатов осуществляют аккредитованные удостоверяющие центры и ФНС России.
Особенности внешнего электронного документооборота
Документооборот внутри компании включает в себя обмен документацией между подразделениями и отделами. Это могут быть приказы, инструкции, служебные записки и т.п. Работу с внутренними документами организации могут вести по своему усмотрению.
Внешний документооборот подразумевает взаимодействие с государственными органами, партнёрами и клиентами. В него входит подача налоговой и бухгалтерской отчётности, согласование и подписание договоров, выставление счетов и т.п.
Для конкретных видов электронных документов.Федеральная налоговая служба России утвердила перечень форматов. В их числе:
- договор;
- универсальный передаточный документ (УПД);
- товарная накладная;
- электронная транспортная накладная;
- акт выполненных работ
и другие.
Пересылать электронные документы можно разными способами, однако юридически значимый документооборот производится только через уполномоченного посредника, имеющего соответствующую лицензию — оператора электронного документооборота.
Оператор ЭДО гарантирует, что документооборот осуществляется в соответствии со всеми действующими нормами: следит за форматами документов, проверяет, чтобы документы были подписаны квалифицированной ЭЦП с неистёкшим сроком действия сертификата, пересылает их по защищённым каналам связи, хранит документы и историю произведённых с ними действий в течение установленного законом времени.
Услуги оператора ЭДО платные; перед началом документооборота к сервису выбранного оператора должны присоединиться все его участники.
Переход к использованию ЭДО
Электронный документооборот по сравнению с бумажным обладает комплексом преимуществ, главные из которых — ускорение документооборота и сокращение издержек на делопроизводство. Кроме того, в 2024 году ЭДО станет в Российской Федерации обязательным для всех организаций.
Чтобы перейти на электронный документооборот, необходимо:
- внести изменения в учётную политику организации и разработать соответствующие регламенты;
- выбрать оптимальную для организации техническую реализацию ЭДО: как правило, для него используют специальную компьютерную программу — систему электронного документооборота (СЭД);
- обеспечить квалифицированными ЭЦП всех сотрудников, подписывающих документы;
- выбрать оператора ЭДО и присоединиться к нему.
Также переход на электронный документооборот подразумевает создание электронного архива.