Электронное делопроизводство на предприятии

Правильно организованное делопроизводство является залогом эффективной работы предприятия. В последние годы вопросы автоматизации делопроизводства все чаще стали привлекать к себе внимание широкой аудитории. Для коммерческих организаций главным стимулом перехода на электронное делопроизводство является необходимость повышения конкурентоспособности бизнеса. В государственном секторе решению задач автоматизации способствует как повсеместное распространение компьютерной техники, так и повышенное внимание властей к вопросам снижения затрат государственных организаций и оптимизации их работы.

Что же дает электронное делопроизводство?

Традиционно считается, что одним из главных преимуществ электронного делопроизводства, и в частности электронного документооборота, является сокращение расходов на бумагу. Действительно, при использовании систем электронного документооборота можно практически полностью отказаться от бумажных копий документов, и, тем самым, существенно снизить соответствующие денежные расходы. Но это лишь один из плюсов электронного делопроизводства, и как показывает практика, далеко не самый важный.

Автоматизация делопроизводства позволяет кардинально изменить скорость обработки потоков документов в организации. Это касается как потоков входящих и исходящих документов, так и множества внутриорганизационных потоков обмена различными документами. Такое ускорение дает совершенно иное качество работы предприятия в целом, сокращаются издержки, снижается нагрузка на работников предприятия, значительно улучшается качество их работы. Все это приводит не только к улучшению финансовых показателей, но и к росту имиджа предприятия. Помимо движения документов, профессиональные системы электронного документооборота содержат инструменты автоматизации бизнес-процессов, выходящие за рамки традиционного делопроизводства, и позволяют автоматизировать все задачи управления предприятием.

Системы автоматизации делопроизводства позволяют сократить издержки предприятия, улучшить его имидж и финансовые показатели.

Другой важной особенностью электронного делопроизводства является контроль исполнения документов. При бумажном делопроизводстве задачи оперативного отслеживания движения документов очень трудоемки. Получить сводную информацию о нахождении документов у сотрудников в текущий момент времени практически невозможно. Системы автоматизации делопроизводства позволяют решить задачи контроля на качественно новом уровне. Благодаря централизации процессов регистрации и обработки документов, и ведению единой базы всех документов организации, становится возможным получение отчетов о движении документов за любой период времени, в том числе получение отчетов в реальном времени. Это позволяет руководителям оперативно отслеживать выполнение задач своими сотрудниками и своевременно реагировать на задержки и нарушения сроков исполнения.

Электронное делопроизводство позволяет полностью контролировать движение всех документов организации и предотвращать задержки в их обработке.

Система электронного делопроизводства Этлас

Система электронного делопроизводства Этлас зарекомендовала себя как эффективное средство автоматизации, успешно используемое как в коммерческих организациях мелкого, среднего и крупного бизнеса, так и в предприятиях государственного сектора. Множество успешных внедрений показали правильность выбранных подходов. Система основана на собственной платформе Этлас, позволяющей проводить гибкую адаптацию системы под любые задачи, интегрировать систему в уже сложившиеся информационные инфраструктуры компаний.

Важной особенностью системы является встроенный электронный архив. Благодаря богатым возможностям по автоматизации архивного дела система позволяет решать задачи, выходящие за рамки электронного документооборота – задачи полноценного архивного хранения документов. Это позволяет в рамках одной системы полностью решить все задачи делопроизводства.

Система электронного делопроизводства Этлас позволяет эффективно решить все задачи документооборота, автоматизации бизнес-процессов и архивного дела.

Более подробно о системе можно прочесть на странице электронного документооборота Этлас.