Корпоративные системы электронного документооборота
Документооборот является неотъемлемой частью функционирования любой корпорации. Именно посредством документов управленческие решения доводятся до конечных исполнителей, а управляющие структуры корпорации уведомляются о выполнении решений и их результатах. Кроме того, документы выполняют и другие задачи: собирают и накапливают информацию, необходимую для эффективного управления, обеспечивают коммуникацию с контрагентами, служат отчётом перед надзорными и контролирующими органами.
Таким образом, по своим основным функциям документы могут быть организационными, распорядительными, финансовыми и др. Кроме того, весь объём документации можно разделить на три вида:
- документы, поступающие в корпорацию извне (входящая корреспонденция);
- документы, отправляемые внешним адресатам (исходящая корреспонденция);
- внутренний документооборот.
В зависимости от функции документа и принадлежности его к одному из перечисленных видов он по-разному обрабатывается и проходит внутри корпорации разными маршрутами. Каждый документ обязательно регистрируется в момент его поступления или создания, его движение контролируется и т.п. Чем больше корпорация, тем сложнее её документооборот.
Вот почему эффективность работы корпорации в целом напрямую зависит от эффективной работы системы документооборота. Учитывая постоянно возрастающую сложность современных рынков и необходимость в быстрых и точных действиях, единственным решением для организации документооборота в корпорациях являются системы электронного документооборота (СЭД).
СЭД создаёт несколько важных возможностей, которые при традиционном бумажном делопроизводстве не могут быть реализованы в принципе. В их числе:
- автоматизация стандартных операций делопроизводства (создание документа, его регистрацию, атрибутирование и др.);
- быстрая передача (пересылка) документов, в том числе подписанных электронной цифровой подписью;
- обеспечение необходимой конфиденциальности и защита информации от несанкционированного изменения;
- накопление и анализ информации, необходимой для принятия решений и совершенствования управления;
- быстрое и гибкое реагирование на изменения, происходящие на рынке, в нормативной базе и т.п.
Корпоративные системы электронного документооборота легко интегрируются с другими компьютерными системами, используемыми в конкретной компании — с офисными и бухгалтерскими приложениями, с системами складского учёта, с почтовыми клиентами и т.п. Это позволяет дополнительно оптимизировать документооборот компании и снизить связанные с ним издержки.
Важной особенностью корпоративной СЭД является возможность масштабирования при сохранении производительности, что также обеспечивается архитектурой программного обеспечения.
Подключение корпоративной СЭД к системе межведомственного электронного документооборота позволяет наладить эффективное взаимодействие как с государственными и контролирующими органами, так и с партнёрами и клиентами.
Не все СЭД, представленные сегодня на рынке, обладают необходимыми для корпоративного электронного документооборота функциями. При выборе системы для ЭДО следует обращать внимание на вышеперечисленные возможности в первую очередь.