Зачем нужен электронный документооборот
Электронный документ представляет собой цифровой файл, и, с точки зрения выполняемых функций и содержащейся в нём информации, является аналогом бумажного документа. Может возникнуть вопрос: зачем нужен электронный документооборот, если существует бумажный? В этой статье дадим ответ на этот вопрос.
Функции документооборота
Деятельность любой организации обеспечивается документооборотом. В документах фиксируют распоряжения руководства, доводят их до исполнителя и контролируют выполнение. Организация в процессе своей деятельности обменивается документами с контрагентами — партнёрами, поставщиками, клиентами, а также с государством и контролирующими органами.
Если организация небольшая, например, мастерская, в которой работают два-три человека, документов в ней образуется мало. С увеличением размеров растёт и количество бумаг. Без документов деятельность организации быстро остановится: исполнители не будут знать что им делать, а руководство не сможет получать информацию о текущем состоянии дел. Не стоит забывать и об отчётах, которые необходимо регулярно сдавать в налоговою инспекцию, фонд социального страхования и т.д.
Электронный документооборот (ЭДО) решает те же задачи, что и бумажный, но на качественно ином уровне:
- ускоряется прохождение документов внутри организации, упрощается и ускоряется обмен документами с контрагентами, выставление счетов, оформление заказов, актов приёма работ и грузов и тому подобных документов, упрощается взаимодействие с государственными и контролирующими органами;
- сокращаются затраты на оформление и пересылку бумажных документов, отпадает необходимость содержать бумажный архив;
- повышается контроль над бизнес-процессами: ЭДО предоставляет эффективные инструменты аналитики, которые при использовании бумажного документооборота использовать невозможно.
Поскольку файлы можно хранить в зашифрованном виде, электронные документы обеспечивают высокий уровень конфиденциальности и сохранности коммерческой тайны.
Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью юридически эквивалентны бумажным документам с собственноручной подписью и без ограничений принимаются к рассмотрению во всех случаях.
Преимущества электронного документооборота на примерах
Система электронного документооборота может быть интегрирована с бухгалтерскими программами и системами складского учёта. Это повышает качество и эффективность бухгалтерского сопровождения: ускоряет подготовку отчётов, исключает потерю документации и т.п. Качественный учёт уменьшает риск оказаться под санкциями контролирующих органов.
Конструкторские и технологические подразделения организации получают возможность эффективно работать со справочной информацией, над одним и тем же документом могут одновременно работать различные специалисты. Согласование упрощается и ускоряется, вносимые в проект изменения сразу же доступны всем разработчикам. При необходимости можно получить доступ к любым документам через интернет, что также экономит время.
Для юридического отдела ЭДО упрощает контроль за согласованием договоров и сроками их исполнения, работу с претензиями клиентов, отслеживание изменений в законодательстве и нормативных актах и т.п.
Система электронного документооборота позволяет создавать документы на основе шаблонов, автоматически регистрировать входящую корреспонденцию и сортировать её — это сильно упрощает работу секретаря.
Для руководителя организации упрощается процесс принятия решений и контроль исполнительской дисциплины. Анализ прохождения документов позволяет выявить и устранить узкие места в документообороте. Отчёты, формируемые СЭД, дают ценную информацию для принятия решений.
Электронный документооборот сегодня используется физическими и юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и крупными холдингами, частными компаниями и государственными органами. Составить договор в виде текстового файла и отправить его на согласование и подписание по электронной почте удобнее, чем распечатывать на бумаге и отправлять курьером. Если же количество документов исчисляется сотнями и тысячами, целесообразно использовать системы электронного документооборота, которые автоматизируют все аспекты делопроизводства.