Что такое делопроизводство

Функционирование любой организации связано с работой с документами. Управление, планирование, основная деятельность, взаимодействие с клиентами, партнёрами и контролирующими органами — во всех случаях информация фиксируется в документах. Налаженная система делопроизводства позволяет организации сосредоточиться на основной деятельности. В организации делопроизводства есть несколько важных аспектов. Раскроем их подробнее.

Особенности делопроизводства как системы 

Делопроизводство — это деятельность по созданию, обороту, использованию и хранению документов. Для эффективной работы документы необходимо регистрировать, систематизировать, контролировать исполнение поручений, а после исполнения сдавать на хранение в архив, причём срок хранения для документов разных категорий различается. Очевидно, что правильная организация делопроизводства влияет на эффективность работы всей организации.

Важно понимать, что делопроизводство — это именно система работы с документами, каждый из элементов которой решает свои задачи и обеспечивает требуемый конечный результат.

Система делопроизводства подразумевает, что:

• за обработку документов на разных этапах отвечают определённые сотрудники;
• существует и налажена система учёта документов;
• функционирует документооборот, то есть обмен документами между сотрудниками;
• продумана и организована система поиска документов;
• создан и организован архив, куда помещаются исполненные документы.

Организация делопроизводства

Первый шаг создания системы делопроизводства — назначение сотрудника, который будет отвечать за организацию делопроизводства. Как правило, в небольших организациях эту работу выполняет секретарь, в крупных компаниях для этого создают специальный отдел.

Одновременно необходимо разработать инструкции по работе с документами, в которых определяют процессы и процедуры работы с документами, начиная от их создания и регистрации до передачи в архив. Такие инструкции утверждаются приказом руководителя и обязательны для выполнения всеми сотрудниками организации.

При составлении инструкции можно руководствоваться «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления», однако их следует применять гибко и учитывать специфику работы конкретной организации.

Следующий этап организации делопроизводства — разработка номенклатуры дел. Она необходима для систематизации документов, что в свою очередь важно для быстрого и точного поиска нужного документа. Ещё одна функция номенклатуры дел — установление сроков хранения документов. К разработке номенклатуры целесообразно подключить все структурные подразделения организации, чтобы в ней была отражена специфика их деятельности.

Создать эффективную систему делопроизводства — сложная задача. Как правило, сразу учесть все нюансы не удаётся, поэтому составляют временную Инструкцию по делопроизводству, а по мере накопления опыта её корректируют и уточняют.

Использование систем электронного документооборота (ЭДО) кардинально упрощает отладку делопроизводства. Программы ЭДО уже «из коробки» имеют необходимые шаблоны для документов и содержат номенклатуру дел. Это даёт возможность не теряя времени внедрить систему делопроизводства и при необходимости быстро адаптировать её к нуждам организации.

Выбирая систему ЭДО следует обратить внимание на возможность её интеграции с другими используемыми в организации программами. Большим преимуществом программы ЭДО для реализации системы делопроизводства является возможность расширять её функционал с помощью различных подключаемых модулей.