Можно ли совмещать электронный и бумажный документооборот

Вопрос о том, можно ли совмещать электронный и бумажный документооборот, является актуальным в сфере организации рабочих процессов. Представим обе стороны медали и рассмотрим их особенности.

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот — это процесс обработки документов в цифровом формате, что обеспечивает быстрое создание, согласование, передачу и хранение документов. Основные преимущества электронного документооборота:

1. Значительно упрощает процессы создания, обработки и передачи документов. Вместо того чтобы тратить время на рутинные задачи, такие как печать, копирование и распространение бумажных копий, сотрудники могут воспользоваться электронными инструментами для выполнения этих задач в несколько кликов. Благодаря этому процессы становятся более эффективными и экономят время и ресурсы.
2. Некоторые современные системы управления документами предоставляют интуитивно понятный интерфейс, который не требует специальных навыков или долгого и дорогого обучения. Пользователи могут легко освоить основные функции системы и начать использовать ее в своей повседневной деятельности без лишних усилий.
3. Электронные документы защищены с помощью различных методов, таких как цифровая подпись, шифрование данных и управление доступом. Это обеспечивает сохранность и конфиденциальность информации, предотвращает несанкционированный доступ к документам и защищает их от потери или повреждения. Такие меры безопасности делают электронный документооборот надёжным и безопасным способом управления документами.

Все эти преимущества делают такие системы неотъемлемой частью современных организаций. Они помогают им выигрывать в конкурентной борьбе, улучшать производительность и обеспечивать безопасность рабочих процессов.

Преимущества бумажного документооборота

Бумажный документооборот — традиционный способ управления документами, при котором информация хранится и передается на бумажных носителях.

Особенности:

1. Некоторые учреждения предпочитают бумажный документооборот из-за привычек, правил или ограничений, существующих в их рабочей среде. Они могут придерживаться такого формата работы из-за долгой истории использования бумажных документов или из-за ограничений в доступе к цифровым технологиям.
2. Для некоторых людей бумажный документ имеет большую степень достоверности и авторитетности, особенно в случае, когда требуется собственноручная подпись. В некоторых ситуациях бумажные документы воспринимаются как более законные и надежные, что особенно важно в юридически значимых процессах.

Недостатки связаны с ограничениями в доступе к информации, высокими затратами на хранение и обработку бумажных документов, а также с риском утраты или повреждения важных бумаг.

Зачем сохранять бумажный архив при переходе на ЭДО

Переход на электронный документооборот не освобождает компании от обязанности хранить бумажные архивы за предыдущие годы, согласно статье 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения». Цифровые копии не признаются юридически значимыми, и контролирующими органами требуются оригиналы на бумаге для избежания штрафов.

Предполагаемые изменения в законодательстве, в рамках законопроекта № 1173189-7, могут смягчить эту проблему в будущем, позволяя компаниям оцифровывать архивы и экономить на их содержании. Электронный архив более экономичен и надежен, не требует дополнительного площадей и персонала для хранения, а также обеспечивает защиту данных через независимый аудит.

Возможность совмещения

В реальном мире многие организации придерживаются гибридного подхода к управлению документами, который включает в себя как электронный, так и бумажный документооборот. Это означает, что внутри компании могут существовать и цифровые системы обработки документов, и традиционное использование бумажных носителей информации. Почему же организации выбирают такой подход:

1. Некоторые организации, особенно те, которые работают с чувствительной информацией, предпочитают совмещать электронный и бумажный документооборот из соображений безопасности. Некоторые акты, проекты или договра могут быть слишком важными, чтобы полностью полагаться на цифровые каналы связи из-за потенциальных угроз взлома или кибератак.
2. В некоторых секторах экономики и в соответствии с российским законодательством, включая Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», а также другие нормативные акты, требуется хранение определенных видов документов на бумажных носителях в течение определенного срока. Это обусловлено требованиями к сохранности оригиналов документов с подписями, которые признаются юридически обязательными.
3. Некоторые сотрудники предпочитают работать с бумажными документами из-за своих предпочтений или привычек. Это может быть связано с тем, что им удобнее работать с физическими копиями бумаг или им просто нравится иметь такую возможность в случае технических проблем с электронными системами.

Совмещение электронного и бумажного документооборота позволяет организациям сохранить гибкость и адаптироваться к различным требованиям и предпочтениям, обеспечивая при этом безопасность и соответствие законодательству.

Иногда бывает сложно определиться между электронным и бумажным документооборотом. Важно учитывать особенности каждой компании, как она работает и что предпочитают ее сотрудники. Иногда лучшим решением оказывается смешанный подход, когда используются оба вида документооборота. Это помогает эффективно управлять документами, учитывая требования современного бизнеса.