Когда нужна электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) выполняет те же функции, что и собственноручная — идентифицирует человека, подписавшего документ, подтверждает его согласие с содержанием документа и одновременно защищает от подделки. Далее рассмотрим подробнее, для чего нужна квалифицированная электронная подпись.
Простые собственноручные подписи, состоящие из нескольких букв или росчерков довольно легко подделать. Гораздо надёжнее длинная подпись, включающая, например, полное написание фамилии человека и какие-то специфические символы или знаки.
Аналогичная ситуация и с электронными подписями: разные виды ЭП по-разному защищены от подделки. В соответствии со ст. 5 Федерального закона № 63 «Об электронной подписи» различают несколько видов ЭП:
- простую;
- усиленную неквалифицированную;
- усиленную квалифицированную.
Простая электронная подпись подтверждает, что документ подписан определённым человеком. Технически она реализуется в виде пароля, кода или другим похожим способом. Например, вы можете зашифровать документ программой-архиватором и защитить полученный архив паролем. Человек, который получит от вас пароль сможет распаковать архив и тем самым убедиться, что он создан именно вами.
Простая ЭП может применяться между физическими лицами, в документообороте внутри компании или по договорённости между несколькими контрагентами.
Ещё один пример простой электронной подписи — сочетание логина и пароля, используемых для входа на портал госуслуг, в личный кабинет банка и т.п.
Недостаточная защищённость простой электронной подписи очевидна — она никак не гарантирует, что документ после подписания не был изменён. В приведённом примере можно, пользуясь паролем, распаковать архив с документом, внести в него изменения и снова запаковать с тем же паролем.
Усиленная электронная подпись позволяет не только установить лицо, подписавшее документ, но и обнаружить факт изменения документа после его подписания, если оно произошло.
Технически усиленная электронная подпись реализуется специальными криптографическими программами с помощью ключа, принадлежность которого определённому человеку и означает, что документ подписан именно им.
Усиленная ЭП представляет собой уникальный набор данных, создаваемый по определённому алгоритму на основе ключа ЭП и подписываемого документа. Любое изменение документа после подписания приведёт к тому, что эти уникальные данные не будут совпадать с первоначальными: при проверке электронной подписи обнаружится, что документ был изменён.
Если принадлежность ключа зафиксирована в сертификате, выданным аккредитованным удостоверяющим центром, то такая электронная подпись называется квалифицированной.
Закон устанавливает полную юридическую значимость квалифицированной ЭП. Электронная подпись нужна во всех тех же случаях, что и собственноручная:
- в документообороте между физическими лицами;
- во внутреннем и внешнем документообороте юридических лиц;
- для получения госуслуг;
- при взаимодействии с государственными контролирующими органами, например, с пенсионным фондом или с налоговой инспекцией;
- в случае участия в электронных торгах;
- в арбитражном суде.
Сфера применения квалифицированной электронной подписи непрерывно расширяется. Это связано с удобством и эффективностью электронного документооборота. Например, гораздо удобнее подписать налоговую декларацию с помощью ЭП и отправить её по электронной почте, вместо того чтобы выделять время и ехать в налоговую лично.
В последнее время всё больше сотрудников компаний переводятся на удалённую работу. И это ещё одна из ситуаций, где использование электронной подписи эффективна и поэтому нужна. Имея квалифицированную ЭП, бухгалтеру или начальнику департамента необязательно ехать в офис, чтобы утвердить отчёт, завизировать распоряжение или подписать акт о выполненных работах.