Электронный документооборот в грузоперевозках

Хотя электронные документы повсеместно используются вместо бумажных, нормативная база не всегда оперативно отражает происходящие в деловой среде изменения. Так, в грузоперевозках электронные документы используются уже довольно давно, но только с 1 января 2021 года вступили в силу новые Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, которые официально закрепили эту возможность.

Для этого в Правилах определено понятие электронных перевозочных документов, под которыми подразумеваются электронная транспортная накладная, электронный заказ-наряд и электронная сопроводительная ведомость. Формы транспортной накладной, заказ-наряда и сопроводительной ведомости утверждены в приложениях к Правилам грузоперевозок.

Преимущества электронного документооборота в грузоперевозках

С 1 января 2022 года участники грузоперевозок могут использовать любой из форматов перевозочных документов или оба сразу, причём электронные документы имеют несомненные преимущества:

на подготовку, согласование и подписание электронных документов уходит минимум времени — грузы доставляются быстрее;
электронный документ легко найти и невозможно потерять;
работать с электронными документами можно удалённо, что также экономит время и повышает эффективность грузоперевозок.

Использовать электронные документы можно было и раньше, однако для этого приходилось согласовывать с контрагентами порядок обмена документами. Теперь в этом нет необходимости и электронные документы, подписанные квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП) можно использовать наравне с бумажными.

Требования к ЭДО в грузоперевозках

Организация электронного документооборота описана в разделе VIII правил. Основные требования к ЭДО:

документы формируются в информационных системах перевозочных документов;
для их подписания используется только квалифицированная электронная подпись;
обмен документами производится через оператора ЭДО, с которым заключается соответствующее соглашение;
каждый из участников грузоперевозок формирует документы в собственной системе ЭДО или в системе оператора;
органам государственной власти сведения из информационной системы перевозочных документов передаются посредством межведомственного ЭДО.

Практика ЭДО в грузоперевозках

Несмотря на бесспорные преимущества перевозочных электронных документов, их внедрение не обходится без сложностей. Так, у каждого должностного лица, работающего с документами, включая водителей должна быть ЭЦП. Расходы перевозчика по оформлению электронных сертификатов неизбежно увеличивают его издержки. Кроме того, для использования ЭЦП необходимы соответствующие технические средства — универсального решения, подходящего ко всем ситуациям тоже пока нет. Вот почему полностью перейти на электронный документооборот и отказаться от использования бумажных накладных пока не удаётся.

К операторам ЭДО, также предъявляются особые требования. Они должны располагать собственной телекоммуникационной инфраструктурой, которая позволит им круглосуточно обрабатывать перевозочные документы, включая подписание их ЭЦП. Параллельно оператор ЭДО направляет данные в единую государственную информационную систему. У оператора должны быть ресурсы, чтобы хранить документы в течение как минимум 5 лет и обеспечить их конфиденциальность.

По мнению специалистов, такого рода сложности в использовании электронного документооборота имеют временный характер и постепенно будут преодолены.