Электронный документооборот в страховой компании

Сегодня клиенты страховых компаний ценят удобство взаимодействия с компанией и быстроту обработки запросов и принятия решений. Удовлетворить этим требованиям можно только при использовании электронного документооборота.

Весь документооборот страховой компании можно условно разделить на три части:

1. общий документооборот, существующий в любой организации — кадровая, управленческая и хозяйственная документация;
2. бухгалтерия и финансы;
3. специфический документооборот, связанный непосредственно со страховой деятельностью.

В последнюю категорию попадают заявления клиентов на заключение договоров и сами договоры, страховые полисы, акты, заявления и извещения о страховых случаях и другие.

Документооборот в страховой компании

Фактически, всё взаимодействие клиента и страховой компании происходит в форме обмена документами. 

Например, клиент страхует принадлежащий ему автомобиль от ущерба. Он подаёт в страховую компанию заявление, в котором указывает свои данные и данные своего автомобиля. Компания оформляет страховой полис, при этом после оплаты страховой премии клиент получает квитанцию.

При наступлении страхового случая страхователь подаёт другое заявление и прилагает документы, которые подтверждают факт происшествия, причинившего ущерб. Если для оценки стоимости ущерба необходима экспертиза, её результаты также фиксируются в документах. Убытки возмещаются тем или иным способом, что также оформляется документально.

Помимо финансовых издержек на печать, копирование и пересылку документов, бумажный документооборот требует ещё и значительного времени на обмен физическими документами. При этом существует риск потери документов на каком-либо этапе, что связано с ещё большими потерями времени на подготовку копий. Разумеется, утраченные документы будут восстановлены, но качеству обслуживания клиентов наносится невосполнимый урон.

Бумажный документооборот таким образом затратен не только с финансовой точки зрения — он более трудоёмкий и угрожает репутационными потерями.

По сравнению с бумажным электронный документооборот:

• резко снижает издержки на бумагу и печать — бумажные документы используются только в некоторых случаях;
• практически исключает потерю документов, ускоряет поиск нужного документа;
• ускоряет обмен документами;
• сокращает издержки на хранение документов в архиве;
• обеспечивает безопасность документов и конфиденциальность личной информации.

Дополнительные выгоды использования ЭДО для страховых компаний

Большинство страховых компаний, предлагающих продукты для физических лиц реализуют их через филиалы и точки продаж. Системы электронного документооборота открывают здесь возможности, которые принципиально недоступны при использовании «бумажных» технологий.

Все офисы и точки продаж страховой компании подключаются к единой базе данных через интернет. Благодаря этому в любом офисе компании клиент может получить одинаковые по объёму и качеству услуги.

При этом для полноценного функционирования удалённого офиса не требуется никакого специального оборудования — системы электронного документооборота нетребовательны к ресурсам, и пользователь может работать с документами даже без установки специальных программ из браузера. 

В то же время для подписания электронных документов ответственные сотрудники должны иметь сертификаты квалифицированной электронной подписи — для работы ЭЦП потребуется установка специального ПО. 

Суммируя, можно утверждать, что использование электронного документооборота не просто повышает эффективность работы страховой компании — оно является необходимым. Работать по старинке с бумажными документами — это значит предлагать клиенту страховые услуги на уровне позавчерашнего дня.