Электронный документооборот в ритейле
Состояние экономики в стране влияет в первую очередь на розничные продажи. В этих условиях менеджмент торговых сетей ищет способы увеличить прибыль или хотя бы не допустить её сокращения. Использование в ритейле систем электронного документооборота (СЭД) и систем автоматизации бизнес-процессов помогают поднять эффективность торговли, уменьшая издержки и повышая прибыль.
Снижение издержек
Путь товара от производителя к покупателю очень длинный. Чтобы покупатель мог взять с полки товар и оплатить его на кассе, множество служб и подразделений торговой компании должны выполнить свою часть работы. Бухгалтерия, отдел рекламы и маркетинга, инженерные службы, склад и логистика — в структуре любой современной компании множество служб, выполняющих разные задачи для обеспечения конечных продаж. Работу каждой из служб можно улучшить, снижая издержки на её функционирование — решить эту задачу помогает электронный документооборот.
Одна из постоянных статей расходов ритейла — поддержание инфраструктуры. Затраты на эксплуатацию помещений, торгового оборудования, автотранспорта и т.п. Системы электронного документооборота позволяют не только автоматизировать связанный с этой деятельностью документооборот, но и проанализировать его с целью оптимизации и снижения издержек.
СЭД позволяет:
- запланировать уведомления о плановых профилактических мероприятиях, например, о закупке противогололёдных реагентов осенью или о регламентном техобслуживании автомобилей;
- максимально оперативно согласовывать сложные работы, особенно если они производятся с привлечением сторонних организаций;
- контролировать сроки проведения регламентных работ;
- готовить отчёты о работе служб за тот или иной период и направлять их ответственным лицам для анализа и принятия решений
и многое другое. Подобная автоматизация позволяет снизить ежедневные непроизводительные потери времени сотрудников.
Автоматизация документооборота с поставщиками
Ритейл работает с сотнями поставщиков. С каждым из них заключается договор, все закупки сопровождаются накладными, счетами-фактурами и другими документами. Этот документопоток составляет в документообороте ритейла львиную долю. Именно его обработка особенно ярко демонстрирует эффективность систем электронного документооборота, даже если значительная часть этих документов в бумажной форме.
Приём и регистрация документов, возможность быстрого поиска, удалённое рассмотрение, получение информации о движении документа и его актуальном местонахождении — системы ЭДО позволяют полностью контролировать поток как электронных документов, так и бумажных.
При необходимости СЭД могут выполнять потоковое сканирование и распознавание первичных документов и автоматически помещать их в электронный архив. Участие сотрудников магазинов в этом процессе минимально, что позволяет освободить их для работы с покупателями и других задач.
Электронный документооборот с контрагентами и партнёрами позволяет всем его участникам исключить затраты на подготовку и пересылку документации в бумажной форме, кардинально ускорить обмен документами, исключить их потерю, при этом использование электронной цифровой подписи придаёт такому документообороту полную юридическую значимость.
Системы ЭДО позволяют не только эффективно вести текущую работу с документами, но и отслеживать актуальность договоров с арендодателями, поставщиками и другими контрагентами, контролировать их исполнение, хранить документы в течение установленных сроков. Это позволяет, например, своевременно продлевать договоры на обслуживание инфраструктуры, не допуская остановки в работе магазинов и связанных с подобными простоями убытков.