Управление системами электронного документооборота в организации

Несмотря на то что единых универсальных технологий управления документооборотом нет и каждая организация выстраивает работу с документами по-своему, существуют общие принципы обработки документов, выработанные практикой.

Назовём некоторые из них:

ни у кого из сотрудников не должно быть локальных архивов документов — все документы должны храниться в одном архиве;
в организации должен существовать один канал для поступления входящих документов;
каждый документ должен быть зарегистрирован.

Несоблюдение этих принципов приводит к тому, что документы теряются и не исполняются. Управление процессами документооборота позволяет не только исключить такого рода проблемы, но и поддерживать высокую эффективность делопроизводства в целом.

Управление документооборотом предприятия

С точки зрения документооборота все документы можно разделить на три вида: входящие, исходящие и внутренние; порядок их обработки различается. Однако на практике такое деление слишком грубо, поэтому в каждой организации существует своя номенклатура документов, составленная для нужд этой конкретной организации.

При создании или поступлении документа в организацию ему присваиваются атрибуты, облегчающие работу с ним. Основные атрибуты документа:

регистрационный номер;
источник документа;
ответственный исполнитель;
код документа по номенклатуре дел.

Также документу присваиваются более специфические атрибуты, например, контрольные сроки исполнения, если они установлены, наименование подразделения, в ведении которого находится решение обозначенного в документе вопроса, и другие.

Разные типы документов проходит в организации разный путь. Атрибутирование документов необходимо, в том числе, для того, чтобы он шёл по правильному пути. Однако в реальности условия, в которых работает организация, и её задачи могут быстро меняться. И тогда возникает необходимость адаптировать документооборот к новым условиям. Системы управленческого документооборота, такие как “Этлас” обладают необходимыми для этого возможностями.

В системе электронного документа “Этлас” есть возможности для управления документооборотом — практически любой аспект делопроизводства можно настраивать и изменять:

создавать новые атрибуты для документов и редактировать имеющиеся;
создавать и редактировать маршруты документов;
контролировать прохождение документа в любой момент времени;
использовать встроенные стандартные процессы или создавать свои;
планировать события;

и другое.

Некоторые из функций управления документооборотом присутствуют в системе управления электронным документооборотом изначально, другие реализуются с помощью подключаемых модулей, например, редактора маршрутов.

Отчёты и аналитика

Одно из достоинств электронного управления документооборотом — развитые инструменты аналитики. Система подробно фиксирует, как движется документ в вашей организации. В любой момент она сформирует отчёт, на основании которого можно выявить «узкие места», найти их причины и внести в регламент работы с документами необходимые изменения.

Чтобы подробнее узнать об организации электронной системы управления документооборотом с помощью СЭД ЭТЛАС, задайте вопрос нашим специалистам по электронной почте или через форму обратной связи.