Кадровый электронный документооборот

Задача кадрового делопроизводства — документально оформить отношения работника и предприятия с соблюдением всех требований законодательства. Государственные надзорные органы тщательно следят за соблюдением трудового законодательства. Правильное оформление кадровых документов, с одной стороны, необходимо, чтобы сотрудники предприятия могли оформить пенсию, пособия и льготы, а предприятие, со своей стороны, не будет оштрафовано за нарушения в оформлении кадровых документов. О том, как электронный документооборот используется в кадровом делопроизводстве, читайте далее.

Содержание кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство включает в себя:

кадровый учёт;
оформление трудовых договоров;
ведение личных дел сотрудников и заполнение их трудовых книжек;
разработку регламентов и должностных инструкций;
подготовку отчётов.

Кроме оформления кадровой документации, предприятие должно обеспечить её хранение в течение установленных сроков.

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве позволяет освободить сотрудников отдела кадров от рутинного заполнения бумаг, уменьшает количество ошибок в документах, снижает издержки, связанные с оформлением, пересылкой и хранением бумажных оригиналов.

Поскольку для многих кадровых документов предусматриваются длительные сроки хранения, перевод кадрового архива в электронный формат позволяет значительно сократить отводимые под него помещения, не говоря о том, что на поиск нужного документа в электронном архиве требуется гораздо меньше времени, а доступ к нему можно получить удалённо через интернет.

Электронный документооборот и Трудовой кодекс РФ

До недавнего времени кадровые документы составлялись почти исключительно в бумажной форме. Такое требование содержалось в Трудовом Кодексе РФ. Кроме того, чтобы ознакомить работника с содержанием документа под подпись, документ должен быть напечатан на бумаге.

Однако происходящие в экономике изменения заставляют менять действовавшие ранее нормы. Этому способствует, в частности, переход большого числа работников на удалённый формат работы, при котором во многих случаях контакты работников и работодателя осуществляется целиком через интернет или по телефону.

Например, в письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 27 марта 2020 г. № 14-4/10/П-2741 разъясняется, что во время локдауна работодатель и работник на удалёнке могут обмениваться электронными образами документов.

В 2021 году был принят закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», согласно которому в ТК добавлены три новые статьи:

Ст. 221 устанавливает, что в трудовых отношениях могут использоваться электронные документы без дублирования их на бумаге. Обмен документами может осуществляться либо с использованием системы электронного документооборота (СЭД) работодателя, либо посредством цифровой платформы «Работа в России».

СЭД работодателя должна обеспечивать фиксацию факта получения электронного документа сторонами трудовых отношений, его подписание и хранение в соответствии с требованиями ТК.

Ст. 222 регламентирует порядок использования электронных документов, и, в частности, обязанность работодателя уведомить каждого работника о переходе на электронный документооборот: работник должен дать письменное согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронных документов. Работникам, которые такого согласия не дали, кадровые документы оформляются на бумаге.

Ст. 223 подробно регламентирует взаимодействие работодателя и работника при использовании кадрового ЭДО, в частности:

случаи применения квалифицированной и неквалифицированной ЭЦП;
перечень каналов для передачи документов;
сроки передачи документов на бумажном носителе;
обязанность работодателя обеспечить сохранность электронных документов в соответствии с законодательством об архивном деле.

Теперь использование электронного документооборота в кадровом делопроизводстве подробно регламентировано законодательством.