Электронный документооборот для бюджетных организаций

Бюджетные организации работают с большим количеством документов, для хранения которых требуется выделять соразмерные площади. В результате деятельность некоторых сотрудников бюджетных организаций сводится только к работе с документацией, хотя у него могут быть и другие функции. Чтобы повысить эффективность работы персонала, сэкономить время и уменьшить количество места, выделяемого под архив, можно организовать переход бюджетных организаций на электронный документооборот. Рассматриваемый процесс значительно упростит формирование, отправку и хранение документов. Однако важно выбрать надежное программное обеспечение, которое закроет все потребности организации. Если необходимо простое функциональное российское ПО, можно внедрить электронный документооборот от компании «Этлас-Софт».

Действующие правила

С 1 января 2023 года все государственные и муниципальные учреждения должны применять электронные формы документов, утвержденные приказами Минфина. При этом использование классической бумажной «первички» также допустимо. Фактически электронные документы лишь дополняют стандартный документооборот.

Однако в целом прослеживается тенденция к цифровизации. Постепенно всю документацию в разных сферах деятельности переводят в электронный вид. По этой причине бюджетные организации должны быть готовы к тому, что в ближайшем будущем их полностью обяжут начать использовать электронную документацию. Лучше начать готовиться к подобному переходу уже сейчас.

В 2024 году продолжилось активное «вытеснение» бумажных документов. Это связано с потребностью в применении форм электронной «первички», утвержденных приказом Минфина от 07.11.2022 № 157н. Он дополнил список шестью новыми электронными формами.

Плюсы перехода на электронный документооборот

Внутренний ЭДО в бюджетных организациях значительно повышает возможную эффективность работы, ее скорость. Внедрение электронного документооборота от «Этлас-Софт» позволяет:

1. Автоматизировать процесс обработки входящих документов. Программное обеспечение позволит автоматически присваивать им номера, а затем распределять по подразделениям в соответствии с заранее определенными маршрутами. Дополнительно получится ускорить процесс передачи документации в архив на хранение.
2. Создавать шаблоны. Их можно подготовить для документов, которые используются чаще других. При этом все стандартные поля заполняются автоматически. В результате ЭДО в бюджетном учреждении позволит значительно сэкономить время.
3. Упростить проверку документации. Удастся удостовериться в том, что документ содержит весь комплекс необходимой информации, а также заполнен корректно.
4. Быстро найти необходимый документ. Поиск возможен по атрибутам и его содержимому. Достаточно указать необходимые сведения. Система быстро обработает данные и выведет документацию, которая соответствует заявленным требованиям. В результате не придется тратить время на поиск вручную.

За счет модуля внешнего ЭДО бюджетные организации значительно быстрее взаимодействуют с компаниями и  другими учреждениями. Это повышает привлекательность такого сотрудничества, защищает контрагентов и поставщиков от сложностей. В результате растет общий уровень эффективности работы, что положительно сказывается на деятельности каждой из сторон.