Все новости

Требования к системе электронного документооборота

Эффективная работа с документами подразумевает, что система электронного документооборота (СЭД) соответствует по своим возможностям и функционалу потребностям пользователя и требованиям нормативных документов.

Сегодня уже нет необходимости убеждать компании в целесообразности перехода на электронный документооборот. Речь идёт о его эффективности, ведь от этого зависит не только удобство делопроизводства, но и качество и оперативность принимаемых управленческих решений.

Системы электронного документооборота автоматизируют и упрощают работу с документами в компании, начиная от их создания и до передачи в архив. Вместе с этим электронный документооборот радикально улучшает взаимодействие сотрудников компании между собой, с контрагентами и государственными органами. Подбирая СЭД, необходимо удостовериться, что её функционал и возможности помогут в решении этих задач.

Требования компании к СЭД

В каждой компании есть свои особенности делопроизводства в зависимости от специфики её деятельности и организации документооборота. Однако основные процессы, такие как регистрация документа в системе, разграничение доступа, установление сроков хранения и т.п. являются общими практически для любой компании.

В части делопроизводства функционал СЭД должен обеспечивать:

  • регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
  • возможность классифицировать документы и сортировать их по категориям;
  • поиск необходимых документов по их атрибутам и по содержанию;
  • возможность перевода бумажных документов в электронный вид;
  • ведение архива;
  • формирование отчетности;
  • обеспечение конфиденциальности и управление доступом;
  • обмен документов между различными подразделениями компании, в том числе территориально удалёнными друг от друга;
  • интеграцию с электронной почтой и стандартными офисными программами;
  • возможность использования юридически значимой электронно-цифровой подписи.

С точки зрения организации рабочих процессов компании СЭД должна позволять:

  • создание проектов документов, их согласование и утверждение;
  • создание поручений;
  • контроль исполнения;
  • хранение истории версий документов;
  • протоколирование действий пользователей;
  • возможность обсуждения документов и т.д.

Система электронного документооборота следует за развитием компании и по мере необходимости расширяет свой функционал. Это значит, что необходима возможность внесения изменений в СЭД, в том числе силами собственных специалистов.

Если компания использует межведомственный электронный документооборот, СЭД должна давать такую возможность. Информационная безопасность — ещё одно важное обязательное требование к СЭД.

Требования к системе документооборота со стороны пользователей

Пользователи СЭД ждут, что она окажется проста в освоении и удобна в работе. Дружелюбный интерфейс, продуманный справочник по работе с программой, техподдержка со стороны разработчика — всё это помогает сотрудникам компании быстро освоиться с новой системой и эффективно использовать её возможности

С точки зрения конкретного пользователя система электронного документооборота должна давать возможность:

  • организовать хранение персональных документов и файлов с предоставлением доступа к ним коллегам;
  • настроить систему для выполнения задач конкретного пользователя;
  • отображать на рабочем столе сотрудника только ту информацию, которая ему необходима;
  • обеспечить удаленный доступ к системе с мобильных устройств.

Система электронного документооборота ЭТЛАС отвечает всем перечисленным требованиям.

Её функционал включает в себя все общепринятые этапы документооборота. Демоверсия СЭД даёт возможность в полной мере с ним ознакомиться. Также с помощью редакторов и графических конструкторов систему можно легко адаптировать к особенностям деятельности любой организации. При этом от пользователя не требуется никаких специальных знаний, достаточно лишь владеть компьютером на базовом уровне.