Электронный документооборот: как пригласить контрагента

Электронный документооборот с контрагентами, в отличие от внутреннего, осуществляется по более строгим правилам. В первую очередь это касается обмена бухгалтерскими документами — их следует пересылать контрагентам только через оператора ЭДО.

Варианты документооборота

При традиционном бумажном документообороте после совершения операции контрагенты обмениваются закрывающими документами — актом выполненных работ и счетами-фактурами. Их пересылают почтой или с курьером. Это занимает значительное время и требует соответствующих материальных расходов.

При использовании электронных документов обмен производится по цифровым каналам связи. И здесь возможны два варианта обмена документами:

1. пересылка документов контрагенту напрямую и
2. обмен через оператора электронного документооборота (ЭДО).

В первом случае с каждым контрагентом необходимо предварительно проработать порядок и условия обмена электронными документами и заключить соответствующее соглашение. Если оба контрагента применяют ЭЦП, соглашение подписывать необязательно. Документы пересылаются по электронной почте, что не требует никаких дополнительных расходов. 

Недостаток этого варианта ЭДО в том, что по действующим нормам пересылать таким способом можно не все документы: например, счета-фактуры обычной электронной почтой пересылать запрещено. 

Документооборот через оператора ЭДО не имеет подобных ограничений. Компания-оператор имеет все ресурсы и возможности, чтобы обеспечить соблюдение всех действующих правовых норм и гарантировать конфиденциальность переписки. В частности, согласно Приказу Минфина России от 05.02.2021 № 14н выставление и получение счетов-фактур в электронной форме производится только через одного или нескольких операторов ЭДО.

Переход на ЭДО с контрагентами

Чтобы начать обмениваться с партнёрами и контрагентами любыми электронными документами, необходимо:

1. обеспечить сотрудников, подписывающих документы, квалифицированной электронной подписью (ЭЦП);
2. выбрать оператора ЭДО и подключиться к сервису;
3. отправить контрагентам приглашение на подключение к ЭДО.

Сертификат ЭЦП можно получить в удостоверяющем центре или в ФНС. Он действует 1 год, а затем ежегодно продлевается. Следует учесть, что сертификат ЭЦП оформляется на конкретное физическое лицо. Если сотрудник, имеющий ЭЦП переходит на другую должность или увольняется, новый сотрудник должен получить сертификат ЭЦП на своё имя.

Операторов ЭДО сравнивают по разным параметрам. Для выбора оптимального предложения учитывают:

• тарифы;
• возможность интеграции с используемыми в компании бухгалтерскими программами;
• возможность обмена документами с клиентами других операторов ЭДО;
• наличие демодоступа;
• объём и доступность технической поддержки.

Если контрагенты компании уже применяют ЭДО, можно узнать, каким сервисом они пользуются и просто присоединиться к нему.

После присоединения к оператору ЭДО контрагентам необходимо направить приглашение.

Приглашение контрагента

О переходе на безбумажный документооборот контрагентов уведомляют письмом в произвольной форме. В нём указывают, что такой переход соответствует требованиям действующих правовых документов, перечисляют, какими именно документами предполагается обмениваться в электронной форме, объясняют, как присоединиться к ЭДО, если контрагент ещё этого не сделал, уточняют, к сервису какого оператора ЭДО присоединилась компания.

Когда контрагент присоединится к сервису, ему направляют приглашение. Для этого его наименование находят в сервисе в списке «Контрагенты» и создают запрос «Пригласить контрагента». Отправленные приглашения можно посмотреть в списке «Ожидается ответ»; адресованные вашей организации приглашения отображаются как «Приглашают вас».

Если контрагент пользуется иным оператором ЭДО, наладить роуминг и обмен электронной корреспонденцией поможет техподдержка сервиса ЭДО.