Электронный архив кадровых документов
Кадровое делопроизводство — обязательная составная часть делопроизводства любой организации, в которой работает наёмный персонал. Трудовой договор, приказы об отпусках, командировках, больничных, переводах в другие подразделения и на другие должности — вот лишь некоторые кадровые документы, сопровождающие работу каждого сотрудника компании. Сюда необходимо добавить должностные инструкции, распоряжения, регламенты, положения об информационной и пожарной безопасности. Электронный архив кадровых документов помогает оптимизировать работу с документами.
Особенности кадрового делопроизводства
Российское трудовое законодательство предусматривает использование более 80 типов документов, многие из которых имеют очень большие сроки хранения. Например, приказы по личному составу должны храниться 75 лет, а акты о несчастных случаях — 45 лет.
Большое количество кадровых документов и длительные сроки хранения увеличивают объём кадрового архива, однако это не является проблемой, если документы хранятся не в бумажном, а в электронном виде.
Электронный документ представляет собой цифровой файл и, с точки зрения документооборота, является аналогом бумажного документа. Электронная цифровая подпись придаёт ему юридическую значимость, поэтому электронные документы в большинстве случаев могут без ограничений использоваться вместо бумажных.
Ведение кадрового делопроизводства в электронном виде
После перехода на электронный документооборот (ЭДО) все кадровые документы оформляются в электронном виде. Как правило, система электронного архива кадровых документов предлагает шаблоны, которые упрощают создание и оформление документов и экономят время сотрудников отдела кадров.
Переходу на ЭДО способствуют изменения в трудовом законодательстве, направленные на внедрение цифровых технологий. Так, с 1 января 2021 года все вновь устраивающиеся на работу сотрудники получают электронную трудовую книжку.
Документы перемещаются внутри компании по цифровым информационным сетям и подписываются электронной подписью. Сотрудникам нет необходимости приходить в отдел кадров и тратить на это время. Поскольку в настоящее время всё больше сотрудников работают дистанционно, для них работа с электронными документами особенно удобна.
Документы на бумажных носителях, оформленные до появления электронного документооборота и хранящиеся в архиве можно оцифровать с помощью сканера, атрибутировать и поместить в общую базу данных. Инструменты электронного архива позволяют оцифровать и атрибутировать однотипные документы в автоматическом режиме. После распознавания они могут быть переведены в желаемый редактируемый формат.
В то же время оцифровывать весь массив кадровых документов в архиве нет необходимости. Многие электронные архивы могут работать одновременно с электронными документами, хранящимися на сервере и со складом бумажных оригиналов.
Важно, чтобы использование кадровых электронных документов было зафиксировано в регламентах организации.
Преимущества электронного архива кадровых документов
Использование электронного кадрового документооборота выгодно всем его участникам.
Для организации это возможность сократить издержки и высвободить помещения, занимаемые бумажным архивом. Сотрудники кадровой службы экономят время на подготовку документов. Благодаря автоматическому контролю процессов, сокращается вероятность нарушить требования трудового законодательства и попасть под штрафные санкции со стороны контролирующих органов.
Сотрудники компании могут оперативно знакомиться со всеми инструкциями и распоряжениями руководства и подписывать их, не тратя время на визит в отдел кадров. Если сотрудник желает получить документ в бумажном виде, электронный файл можно распечатать. Электронный архив также сокращает время на получение всевозможных выписок и справок.
Внедрение электронного архива кадровых документов можно осуществлять постепенно, не останавливая работу кадровой службы.