Архивное делопроизводство в организации

Документы, не используемые в текущей деятельности организации передаются в архив, где они хранятся в течение положенного срока. Основные функции архивного делопроизводства:

экспертиза ценности документов;
формирование дел и составление описей;
учёт документов, хранящихся в архиве и обеспечение их сохранности;
поиск архивных документов по запросу и предоставление их пользователю;
удаление из архива документов, срок хранения которых закончился.

Ведение архивного делопроизводства в организации обязательно: основные требования к архиву изложены в Федеральном законе № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», изданном 22 октября 2004 г.

Сегодня текущее делопроизводство и архивное дело в организациях почти повсеместно осуществляются с помощью систем электронного документооборота (СЭД). Их использование не только снижает затраты на делопроизводство, но и значительно его упрощает и ускоряет. Отметим самые важные преимущества электронного архива:

компактность: база данных на цифровых носителях занимает гораздо меньше физического места, чем склад бумажных дел;
автоматизация размещения документа в архиве: система сама определяет вид документа и вносит его в соответствующий каталог;
удобный и быстрый поиск: любой документ можно найти как по его атрибутам, так и по содержанию;
обеспечение конфиденциальности и безопасности документов: уровень доступа к электронным документам в архиве полностью контролируется, действия пользователей протоколируются;
сохранность документов: защитить сервер с базой данных проще, чем склад бумажных документов, резервное копирование гарантирует работоспособность архива в случае сбоев.

Архивное делопроизводство в организации целесообразно начинать с самого начала её деятельности, не дожидаясь, пока накопится большое количество документов и возникнет неразбериха. Не многие современные системы электронного документооборота уже в базовом варианте дают возможность организовать электронный архив. Существуют также специализированное программное обеспечение для электронных архивов.

В давно работающих организациях за годы работы формируются объёмные архивы бумажных документов. Однако это не помешает в любой момент начать использовать электронный архив, например, электронный архив ЭТЛАС. Его возможности позволяют использовать электронный и бумажный архив параллельно:

электронный архив Этлас поможет быстро оцифровать большой объём бумажных документов;
обладает эффективными инструментами распознавания, которые определяют вид и содержание документа и автоматически его атрибутируют;
встроенные средства работы со складом бумажных дел позволяют работать одновременно с бумажными и электронными документами, в том числе быстро найти на складе нужный.

Если вы не знаете, с чего начать архивное делопроизводство в организации, вам помогут следующие рекомендации:

Руководитель организации назначает ответственное за ведение архива лицо. Если количество документов невелико, за текущее делопроизводство и архив может отвечать один человек, однако при большом документообороте с нагрузкой он не справится.
Разрабатывается номенклатура дел. Многие системы электронного документооборота позволяют сделать это на основе шаблонов и готовых решений.
Определяются сроки хранения для документов разных видов.
Сотрудников организации знакомят со структурой архива и регламентом его работы.

На практике для создания и работы архива требуется решить множество мелких вопросов, зависящих от особенностей работы конкретной организации. Однако начинать необходимо с грамотного и детального планирования.