Требования к электронному архиву

Электронный архив документации по сравнению с бумажным обладает несколькими существенными преимуществами:

• снижает расходы на хранение документов, в том числе за счёт высвобождения места, занятого под хранение бумажных дел;
• обеспечивает быстрый поиск нужного документа и передачу его пользователю, в том числе удалённому;
• автоматизирует работу с документами по заданным процедурам.

В зависимости от специфики деятельности организации к электронным архивам могут предъявляться разные требования. Перечислим основные:

1. Работа с документами должна происходить в соответствии с требованиями актуальных нормативов и действующего законодательства.
2. Электронный архив должен обеспечивать быстрый поиск необходимых документов по различным критериям, а также и по содержанию.
3. Система хранения электронных документов должна интегрироваться с используемыми в организации системами электронного документооборота, обеспечивать передачу документов в архив и получение их из архива.
4. Несанкционированный доступ к архиву должен быть исключён. Возможности пользователей по работе с архивом должны ограничиваться в соответствии с уровнем их доступа. Также документы, находящиеся в архиве должны быть защищены от изменения и удаления.
5. Система хранения электронных документов должна осуществлять автоматическое протоколирование действий пользователей: фиксировать дату и время события, его описание, сведения о пользователе, инициировавшем событие и т.п.
6. Электронный архив должен обеспечивать сохранность базы данных: для этого должна быть предусмотрена возможность резервного копирования, в том числе автоматического.
7. Конфиденциальность информации — ещё одно важное требование к системе хранения электронных документов. Программное обеспечение электронного архива должно поддерживать шифрование данных.

Во многих организациях, использующих электронный документооборот, часть архивных документов хранится в бумажном виде. Для таких организаций необходимы системы электронного архива, способные работать со складом бумажных дел.

Электронный архив должен обеспечивать удобную оцифровку бумажных документов: возможность поточного сканирования и автоматического распознавания документов должны присутствовать по умолчанию. При этом должна сохраняться читабельность документов. Также должна существовать возможность при необходимости распечатать любой электронный документ.

Поскольку единых стандартов электронных документов не существует, возможности разных пользователей по работе с различными типами данных могут сильно различаться. Электронный архив должен позволять без искажений конвертировать документ из одного формата в другой. Это особенно важно, так как цифровые технологии быстро совершенствуются и форматы данных постоянно обновляются.

Для проектных и конструкторских учреждений возможность работы с различными типами данных приобретает особое значение, ведь они работают с чертежами, эскизами и т.п. Электронный архив не должен налагать ограничений на работу с файлами большого размера.

Чтобы документы могли приниматься к рассмотрению государственными и судебными органами, должна быть предусмотрена возможность подтверждения их аутентичности. Для этого, в частности, используется электронная цифровая подпись — система электронного архива должна давать такую возможность.

Электронный архив «Этлас» отвечает всем перечисленным требованиям. Загрузите полнофункциональную демонстрационную версию программы, чтобы в течение 30 дней опробовать её возможности в деле.