Стандарты электронного документооборота

Задачи, которые решает электронный документооборот, выходят за рамки простого делопроизводства. Он не только является составной частью современных коммуникаций в бизнесе, но также позволяет эффективнее управлять бизнес-процессами, что повышает конкурентоспособность компании. О том, какими стандартами и нормативными актами регламентируется электронный документооборот, читайте далее.

Управление — одна из главных функций документооборота в любой организации. Для эффективного управления документы должны оформляться единообразно по определённым правилам. Ещё одно требование к документации — юридическая значимость. Законы и нормативы направлены на обеспечение этих двух требований.

По мере развитии электронного документооборота и расширения сферы его применения количество нормативов и регламентов увеличивается. Это естественный процесс — новые нормативы и регламенты разрабатываются в ответ на обнаруживаемые недостатки имеющихся регулирующих документов. Условно, в их числе можно выделить:

• международные стандарты ЭДО;
• законодательство Российской Федерации по вопросам документооборота и его применения;
• методические рекомендации по организации ЭДО.

Международные стандарты в области электронного документооборота

Работа с документами в разных странах схожа. За рубежом разработаны требования к системам электронного документооборота, которые можно рассматривать как универсальные, так как в них нет никаких специфических национальных или отраслевых положений. 

Международный стандарт ИСО 15489-1 содержит понятия и принципы создания, ввода в систему и управления документами. На его основе разработан национальный ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Информация и документация. Управление документами».

Европейский стандарт MoReq (Model requirements for the management of electronic records) позволяет составить список требований к системе электронного документооборота, и выбрать оптимальное для конкретной организации программное обеспечение.

Законодательные акты РФ, регулирующие электронный документооборот

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ — один из основных законов, регулирующих использование ЭДО и информационных технологий в целом.

В частности, п. 4 ст. 11 устанавливает юридическую равнозначность бумажного документа, подписанного собственноручно и электронного документа, подписанного ЭЦП. Использование электронной подписи регулирует Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. №63-ФЗ. 

Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 №402-ФЗ устанавливает единые требования к бухгалтерскому учёту. В частности, п. 5 ст. 9 разрешает составлять первичный учётный документ в электронном виде с электронной подписью.

Приказ Министерства финансов РФ от 25.04.2011 №50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» регулирует использование электронных счетов-фактур.

Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 №125-ФЗ. устанавливает порядок хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, в том числе электронных. 

В отраслевых кодексах также содержатся нормы, касающиеся использования электронных документов:

• Налоговый кодекс РФ разрешает представлять налоговую отчётность в электронном виде; 
• Таможенный кодекс РФ устанавливает, что электронные документы могут использоваться для таможенного оформления; 
• Трудовой кодекс РФ предусматривает взаимодействие дистанционного работника и работодателя с помощью обмена электронными документами, подписанными ЭЦП;
• Арбитражный, Уголовно-процессуальный и Гражданский процессуальный кодекс РФ позволяют рассматривать электронные документы, заверенные ЭЦП, в качестве вещественных доказательств.

Нормативно-методические документы по организации ЭДО

Эти рекомендации обязательны для государственных и муниципальных учреждений, но могут с успехом применяться и компаниями при организации работы с документами.

Так, в качестве основного норматива при определении сроков хранения и критериев отбора на хранение и уничтожение управленческих документов выступает Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённый приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. №558.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые приказом Росархива от 23.12.2009 №76 в настоящее время утратили силу, но могут использоваться в качестве основы для разработки внутренних регламентов документооборота в любых организациях. 

Также следует учитывать ГОСТы, касающиеся защиты информации, шифрования, обмена электронными документами и т.д.

Заключение

Сегодня электронный документооборот используется практически повсеместно. За годы его внедрения разработано множество регламентов, и их количество постоянно растёт. 

Крупные компании имеют в штате специалистов, целиком занятых организацией электронного документооборота. Мелкие и средние предприятия могут решить эту задачу иначе — с помощью современных систем электронного документооборота, таких как «Этлас». Разработчик программного обеспечения следит за законодательством и стандартами в области электронного документооборота. При необходимости он выпускает для СЭД  обновления, поддерживающие функциональность системы в актуальном состоянии.