Преимущества электронного архива над бумажным

Электронный архив — это база данных, содержащая файлы подлежащих хранению документов и другую информацию. В электронном архиве могут храниться как сканы бумажных копий, так и цифровые файлы.

По сравнению с традиционным бумажным архивом, электронный архив обладает тремя крупными достоинствами: он компактнее и дешевле в хранении, удобнее и быстрее в пользовании, сохранность и конфиденциальность электронного архива несопоставимо выше, чем бумажного. Выгода от использования электронного архива для конкретной организации тем выше, чем объёмнее и сложнее её документооборот.

Преимуществ у электронного архива достаточно много

Вот лишь самые основные:

электронный архив экономит офисное пространство: сервер с базой данных занимает места в сотни раз меньше, чем склад бумажных дел;
доступ к архиву возможен прямо с рабочего места сотрудника, а также удалённо из любой точки мира, где есть интернет;
необходимый документ можно очень быстро найти, причём разными способами: по атрибутам, категориям, автору, дате и т.п., а так же и по содержимому;
имеется возможность хранения в одном архиве документации разного типа: бухгалтерской, распорядительной, кадровой, проектной и т.п.;
копирование и пересылка документа по электронной почте и другим каналам происходит практически моментально;
в электронном архиве предусмотрена защита от непреднамеренного удаления и повреждения документа;
всегда есть возможность оперативно напечатать любое количество бумажных копий документа;
возможна одновременная работа с одним и тем же документом неограниченного количества пользователей;
гарантируется сохранность документов за счёт резервного копирования базы данных;
несанкционированный доступ к документам исключён за счёт использования многоуровневого контроля доступа;
существует возможность регулирования прав доступа каждого пользователя к различным документам;
ведётся непрерывное протоколирование действий пользователей: автоматически собирается информация о том, кто и когда обращался к тем или иным документам и что с ними делал.

Программное обеспечение электронного архива включает в себя инструменты, максимально облегчающие перевод бумажного архива в электронную форму. Однотипные документы можно оцифровать с помощью поточного сканера, при этом программа в автоматическом режиме распознаёт тип документа, его содержание и атрибутирует электронную копию по заданным критериям. Оператор при необходимости может вмешиваться в этот процесс, вносить уточнения и корректировки.

Для оцифровки ветхих и нестандартных документов, например, чертежей используют бесконтактные сканеры, обеспечивающие полную сохранность оригинала.

Ещё одно важное обстоятельство — возможность плавного и постепенного перехода на электронный архив. То есть его внедрение вовсе не обязательно форсировать, отвлекать на срочную оцифровку старого архива ресурсы и одномоментно переключать работу организации на электронный архив. Это можно сделать поэтапно, не прерывая привычный и уже налаженный документооборот.

Препятствием для перехода на новые процедуры может стать косность сотрудников, привыкших к работе с бумагами. Однако здесь может помочь разработчик программного обеспечения электронного архива: по запросу организации он разработает инструкцию по работе с архивом, учитывающую особенности деятельности конкретного учреждения, а также поможет наладить обучение персонала работе с новым софтом.