Компания «ConTrust» совершенствует юридическое сопровождение объектов недвижимости
Компания «ConTrust» (г. Казань), оказывающая весь комплекс услуг по оценке и экспертизе недвижимости и земельно-имущественным вопросам теперь использует в своей работе электронный архив «Этлас».
Юридическое сопровождение объектов недвижимости — с точки зрения документооборота, один из наиболее трудоёмких и сложных видов бизнеса. Например, чтобы поставить объект недвижимости на кадастровый учёт, необходимо подготовить и согласовать межевой и технический планы, оформить технический паспорт, подготовить заключение кадастрового инженера об отсутствии или наличии недвижимости на земельном участке и ещё множество других документов.
Кроме того, специфика вопросов, связанных с собственностью на землю и на недвижимость состоит в том, что возникающие вокруг них правоотношения почти всегда очень длительные — объект недвижимости может не менять свой статус в течение десятков лет, прежде чем будет продан. Документы по каждому объекту хранятся в течение длительного срока и могут потребоваться спустя десятилетия. Вот почему правильно организованный архив документов приобретает особенную ценность.
При выборе программного обеспечения для электронного архива специалисты компании «ConTrust» оценивали не только его возможности, но также огромное внимание уделили вопросам технической поддержки программы, ведь именно от неё зависит работоспособность архива в будущем.
Функциональные возможности электронного архива «Этлас» полностью соответствуют потребностям документооборота юридической компании. В их числе:
- безопасное и конфиденциальное хранение архивных документов;
- гибкая и эффективная поисковая система, помогающая найти документ не только по его названию, дате, фамилии ответственного лица и исполнителя и другим атрибутам, но и по содержимому, например, по ключевым фразам;
- настраиваемый контроль доступа к документам и протоколирование действий пользователя, исключающий несанкционированное использование документов;
- работа с юридически значимой электронной цифровой подписью (ЭЦП);
- возможность оцифровывать бумажные оригиналы и распечатывать электронные документы.
Простота развёртывания электронного архива «Этлас» стала одним из аргументов в его пользу. Специалисты «ConTrust» провели её своими силами, практически не обращаясь за помощью в техническую поддержку разработчика.
Стандартная установка программного обеспечения включает в себя:
- получение дистрибутива программы;
- установку его на сервер и компьютеры пользователей;
- загрузку данных;
- настройку уровней доступа сотрудников;
- формирование структуры архива;
- настройку резервного копирования.
Благодаря продуманному и интуитивно понятному интерфейсу сотрудники компании «ConTrust» освоили работу с электронным архивом очень быстро.
Среди достоинств новой программы они отметили возможность работать с архивными документами через веб-интерфейс из браузера на любом рабочем месте. Теперь, чтобы обратиться в архив и в течение одной-двух минут получить необходимый документ, достаточно просто иметь доступ в интернет. По мнению сотрудников «ConTrust», оперативность является одним из важных критериев качества юридических услуг.
Руководство компании ожидает получить от внедрения электронного архива «Этлас» быструю отдачу и расценивает нововведение как инструмент повышения конкурентоспособности фирмы.