Как создать электронный архив
Электронный архив необходим любой организации — и коммерческому предприятию, и муниципальной структуре. В зависимости от вида деятельности организации в её архиве могут быть различные документы. Например, в архиве промышленного предприятия или проектно-конструкторского бюро будет много технической документации, которой не будет в архиве сельского совета. В то же время бухгалтерская отчётность, личные дела сотрудников, организационно-распорядительные документы есть на любом предприятии.
Как правило, какое-то количество этих документов существует только в бумажном виде, поскольку существующие нормы делопроизводства требуют хранить документы в течение определённого срока.
Разумеется, в каждой организации хранение документов организовано: они упорядочены по папкам, ведутся картотеки. Однако это не гарантирует ни сохранность документов, ни их быстрый поиск. В случае бумажных архивов всегда существует риск не получить необходимый документ оперативно.
Решением проблемы является создание электронного архива документов. Причём чем больше существующий бумажный архив, тем больше будет экономический и организационный эффект от перевода его в электронный вид.
Важным достоинством электронного архива является возможность эффективно интегрировать его в уже имеющиеся в организации информационные системы, например, с бухгалтерскими или складскими платформами.
В создании архива электронных документов выделяют три этапа:
- Оцифровка (сканирование) бумажных оригиналов.
- Атрибутирование и индексация электронных документов.
- Загрузка полученных файлов в базу данных электронного архива.
Оцифровка оригиналов
Чтобы повысить эффективность работы по оцифровке архива, необходимо предварительно оценить объём предстоящей работы и выбрать для неё оптимальную стратегию, то есть решить, какие документы следует оцифровывать в первую очередь. Это даёт возможность начать пользоваться электронным архивом как можно раньше, не дожидаясь завершения всей работы по оцифровке.
Оцифровка выполняется с помощью поточного сканирования. Для этого потребуются сканеры, обладающие достаточной производительностью и соответствующее программное обеспечение.
Для сканирования нерасшитых дел, книг, альбомов, крупноформатных документов, а так же ветхих и малоконтрастных оригиналов используются книжные сканеры, реализующие бесконтактный метод сканирования документов. Он сочетает высокое качество сканирования и полную сохранность оригинала.
Индексация документов
В результате сканирования создаются точные электронные копии документов, которые атрибутируются и индексируются. Определяется тип документа, дата создания, номер и т.п.
На этом этапе очень важно использовать высококачественные программы распознавания, так как они уменьшают объём ручной работы, которая неизбежна в случае ошибок распознавания.
На этом же этапе чертежи, графики, схемы и т.п. преобразуются в векторный формат представления для удобной дальнейшей работы с ними.
Сохранение файлов в базе данных
На завершающем этапе атрибутированные электронные документы заносятся в электронный архив, сразу после чего с ними можно работать, используя все преимущества безбумажного документооборота — удалённый доступ к архиву, быстрый поиск документа по атрибутам и по содержанию и многие другие.
Скорость создания электронного архива и эффективность его использования во многом зависят от возможностей и функционала используемого программного обеспечения. Так, электронный архив ЭТЛАС располагает встроенными инструментами для быстрого поточного сканирования бумажных оригиналов и автоматического распознавания атрибутов. Одновременно он способен работать со складом бумажных документов, в том числе с описями, коробками и делами. Это значит, что оцифровку бумажных документов и переход на электронный архив можно проводить постепенно, не останавливая работу организации.