ФГУП «ВНИИХСЗР» начало работу с электронным архивом «ЭТЛАС»
Федеральное государственное унитарное предприятие «Всероссийский научно-исследовательский институт химических средств защиты растений» (ФГУП «ВНИИХСЗР», г. Москва) приобрело лицензию на систему электронного архива «ЭТЛАС» в комплектации «Стандарт». Институту переданы три персональные пользовательские лицензии с 12-месячным гарантийным сопровождением.
Более шести десятилетий на службе аграрной науки
ФГУП «ВНИИХСЗР» — головной федеральный научно-исследовательский институт России в области химических средств защиты растений. Предприятие ведёт свою историю с 1962 года и на протяжении десятилетий выполняет функции координирующей структуры по научно-исследовательским работам в области пестицидов. Институт подведомственен Министерству сельского хозяйства Российской Федерации и входит в перечень стратегических предприятий страны.
Основные направления деятельности ВНИИХСЗР охватывают полный цикл создания средств защиты растений: от синтеза новых действующих веществ и разработки технологий их промышленного производства до аналитических исследований, регистрационных испытаний в лабораторных и полевых условиях, а также разработки форм применения пестицидов. В составе института работают специализированные лаборатории — синтеза, аналитических методов, применения фунгицидов и протравителей, феромонов, покрытий и лакокрасочных материалов. Научный совет предприятия объединяет докторов и кандидатов химических, биологических и технических наук.
Научный документооборот требует системного подхода
Деятельность научно-исследовательского института неразрывно связана с масштабным документооборотом: отчёты по научно-исследовательской работе (НИР), регистрационные досье на пестициды, технологические регламенты, методики анализа, патентная документация, договоры с заказчиками — как федеральными ведомствами, так и промышленными предприятиями. Накопленный за десятилетия массив научно-технической документации требует надёжного хранения, удобного поиска и контролируемого доступа.
Система электронного архива «ЭТЛАС» позволяет решить эту задачу, переведя работу с документами в единую цифровую среду без необходимости инсталлировать сложную инфраструктуру.
Состав внедренной комплектации
Комплектация «Стандарт» системы электронного архива «ЭТЛАС» включает все необходимые инструменты для организации централизованного хранения и работы с документами:
- электронный архив документов — единое структурированное хранилище файлов всех форматов с разграничением прав доступа по пользователям и группам;
- подсистема поточного сканирования — оперативный перевод бумажных документов в цифровой вид;
- подсистема настройки шаблонов и редактор карточек документов — настройка форм с атрибутами под специфику научного и административного документооборота;
- подсистема автоматической нумерации — присвоение номеров документам по заданным правилам;
- «Автоматизация Плюс» — автоматическое именование, размещение и структурирование документов при их добавлении;
- контекстный поиск на базе Solr — поиск по содержимому документов форматов MS Office, PDF и RTF;
- подсистема номенклатуры, контрагентов и редактор отчётов — систематизация фондов, учёт организаций-заказчиков и формирование аналитики;
- веб-доступ — работа с архивом из браузера без установки клиентского приложения;
- история объектов и средства безопасности — журналирование всех действий и защита данных;
- подсистема автоматического обновления клиентских рабочих мест — централизованная доставка новых версий системы.
Персональные лицензии для ключевых специалистов
Три персональные пользовательские лицензии закрепляются за конкретными сотрудниками, обеспечивая каждому из них постоянный гарантированный доступ к системе. Такой формат лицензирования оптимален в тех случаях, когда работа с архивом является регулярной частью должностных обязанностей — например, для специалистов по делопроизводству, административному персоналу или руководителям подразделений, которым необходим оперативный доступ к документации в течение рабочего дня.
Практический эффект от внедрения
Электронный архив «ЭТЛАС» позволит ФГУП «ВНИИХСЗР» систематизировать хранение научно-технической и административной документации, ускорить поиск нужных материалов и исключить риски утраты документов. Функция контекстного поиска по содержимому даст возможность находить нужный документ не только по реквизитам карточки, но и по тексту — что особенно ценно при работе с объёмными научными отчётами и технологическими регламентами. Гарантийное сопровождение в течение 12 месяцев обеспечит получение актуальных обновлений и оперативную консультационную поддержку.