ООО «Академлаб» начало работу с электронным архивом «ЭТЛАС»
Независимая аналитическая лаборатория «Академлаб» из Новосибирска приобрела систему электронного архива «ЭТЛАС», в том числе дополнительный модуль «Аутентификация через LDAP и Active Directory», который обеспечивает интеграцию архива с корпоративной учётной инфраструктурой лаборатории.
Лаборатория в сердце Академгородка
ООО «Академлаб» работает с 2012 года и является резидентом Технопарка Новосибирского Академгородка. Компания специализируется на физико-химических исследованиях и анализе: количественный химический анализ воды всех типов — от водопроводной до воды для гемодиализа, анализ воздуха рабочей зоны и жилых помещений, аттестация чистоты помещений по международным стандартам, квалификация оборудования по требованиям GMP для фармацевтических производств.
Лаборатория аккредитована Федеральной службой по аккредитации и имеет лицензию Росгидромета, что обязывает вести строгий учёт результатов испытаний, актов, протоколов и договоров с заказчиками. Именно растущий объём такой документации и стал основной предпосылкой для внедрения системы электронного архива.
Состав внедренной комплектации
Комплектация «ПРО» системы электронного архива «ЭТЛАС» включает полный набор инструментов для работы с документами:
- электронный архив документов — централизованное хранилище с разграничением прав доступа и поддержкой файлов любых форматов;
- подсистема поточного сканирования — перевод бумажных оригиналов в цифровой вид непосредственно из системы, без промежуточного сохранения на локальный диск;
- подсистема настройки шаблонов и редактор карточек документов — настройка форм и реквизитов под специфику лабораторного документооборота;
- подсистема автоматической нумерации — присвоение номеров документам по заданным правилам без участия пользователя;
- «Автоматизация Плюс» — модули автоименования, авторазмещения и автоструктурирования: система сама формирует название документа, определяет папку хранения и создаёт вложенную структуру;
- контекстный поиск на базе Solr — поиск по содержимому документов, включая форматы MS Office, PDF и RTF;
- номенклатура дел, контрагенты, редактор отчётов — систематизация фондов, ведение базы организаций-заказчиков и формирование аналитики;
- веб-доступ — работа с архивом через браузер без установки клиентского приложения;
- история объектов и средства безопасности — журналирование всех действий пользователей, антивирусная интеграция, защита сетевого взаимодействия;
- подсистема автоматического обновления клиентских рабочих мест — централизованная доставка обновлений.
Поставка включает пять конкурентных пользовательских лицензий. Такой тип лицензирования рационален для небольших команд: лицензия занимается при входе в систему и освобождается при выходе. Это значит, что архивом могут пользоваться больше пяти сотрудников — при условии, что не все они работают одновременно. Для лаборатории с посменным режимом или распределёнными обязанностями это позволяет охватить весь персонал без избыточных затрат на лицензии.
Единый вход — меньше рутины
Ключевой особенностью этого проекта стал дополнительный модуль «Аутентификация через LDAP и Active Directory». Для лаборатории, где сотрудники ежедневно работают с несколькими информационными системами, единые корпоративные учётные данные — ощутимое удобство: не нужно запоминать отдельный логин и пароль для архива. При этом управление правами доступа ведётся в одном месте — в Active Directory. Добавление нового сотрудника или изменение его полномочий отражается в системе «ЭТЛАС» автоматически.
Особое значение это имеет с точки зрения информационной безопасности. Когда сотрудник покидает компанию, достаточно заблокировать его корпоративный аккаунт — доступ ко всем подключённым системам, включая архив лабораторных документов, будет закрыт единовременно с аккаунтом.
Чего ждёт лаборатория от системы
Внедрение электронного архива «ЭТЛАС» позволит «Академлаб» упорядочить хранение протоколов испытаний, актов, заключений, договоров с заказчиками и нормативных документов. Поиск по содержимому документов сократит время на подготовку к проверкам и ответы на запросы клиентов. Гарантийное сопровождение на 12 месяцев и модульная архитектура системы дают возможность наращивать функциональность по мере роста потребностей лаборатории.