Виды электронных архивов

Документы, которые не используются в оперативной деятельности организации, но могут понадобиться в будущем, передаются в архив и хранятся в нём в течение установленного регламентом срока. Из статьи вы узнаете об особенностях архивного хранения электронных документов и о том, какие виды электронных архивов существуют.

Для унификации архивного дела в 2004 году был принят Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Он определяет порядок создания, комплектования и использования архивов.

Основные задачи архива

Документ, находящийся в архиве может понадобиться в любой момент. Поэтому архив должен быть организован так, чтобы любой документ можно было быстро найти. 

Ещё одно обязательное требование — обеспечить сохранность документа. Если речь идёт о документах на бумаге, их сохранность обеспечивается созданием в архиве особого микроклимата. В случае электронных архивов необходимо поддерживать работу серверов с базой данных и обеспечить сохранность цифровых носителей.

Безопасность и конфиденциальность документов подразумевает ограничение доступа в архив. Не только само помещение архива, но и шкафы с делами должны запираться. Доступ к архиву должен быть только у ответственных за эту работу лиц.

Архивное хранение электронных документов 

Электронные документы представляют собой информацию в цифровом виде, записанную на электронный носитель. Хранение электронных документов регламентирует ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».  

Как и в случае с бумажными документами, архив электронных документов даёт возможность найти требуемый документ, обеспечивает сохранность информации и регулирует доступ к ней. Кроме этого архив электронных документов решает задачу, специфическую именно для электронных документов — поддерживает возможность работать с документами, которые созданы с помощью программ, вышедших из употребления.

Для решения этой проблемы электронные архивы имеют средства, позволяющие читать документы в устаревших форматах. Если документы записаны на устаревших носителях, таких как дискеты, ГОСТ рекомендует перезаписывать их на современные носители.

Виды электронных архивов

Электронный архив — это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий хранение, поиск и чтение электронных документов. Некоторые программы позволяют работать одновременно с базой электронных документов и со складом бумажных оригиналов — они удобны для организаций, которые недавно перешли на электронный документооборот, но ещё не отсканировали бумажные архивы.

Основной функционал электронных архивов схож, однако в зависимости от вида документов программное обеспечение архива реализует дополнительные возможности. Например, все архивы позволяют просматривать файлы в формате PDF и DOC. В то же время для просмотра конструкторской и проектной документации необходимы, как правило, специализированные модули, которые не входят в базовую версию электронного архива.

По способу хранения данных электронные архивы можно разделить на два вида:

1. архивы, использующие традиционные носители информации, такие как жёсткие диски и твердотельные накопители;
2. архивы, использующие облачные хранилища, просмотр информации в которых происходит через интернет. 

Заключение

Электронные архивы предоставляют пользователю несколько преимуществ:

• сокращают время на поиск и получение документов;
• исключают потерю документов;
• дают возможность работать с документами и архивом в целом удалённо;
• обеспечивают высокую сохранность информации и помогают контролировать доступ к ней.

При этом для внедрения электронного архива необязательно приобретать полнофункциональную систему электронного документооборота — достаточно относительно простой и недорогой специализированной программы.