Финансовый электронный архив

Документы, подлежащие после исполнения длительному хранению переносят из системы электронного документооборота в архив. Об особенностях финансовых архивов читайте далее.

Специфика финансового архива

В финансовом архиве хранятся документы, в которых отражена хозяйственная деятельность между контрагентами: 

• сметы;
• накладные;
• акты выполненных работ;
• счета-фактуры;
• универсальные передаточные документы

и другие. Кроме них, в финансовом архиве могут храниться договоры. Полный список подлежащих хранению документов приведён в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, который утверждён Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года №236.

Правила хранения бухгалтерских документов в организации должны отвечать требованиям действующих нормативов; их фиксируют в положении об архивировании документов или ином локальном акте.

Функциональность финансового архива

Сегодня почти повсеместно бухгалтерия ведётся в электронной форме. Чтобы сполна использовать её преимущества, электронный финансовый архив должен располагать соответствующими инструментами. В обязательный набор функций входит:

• поиск по различным критериям — дате, виду документа, атрибутам и т.п.;
• автоматическая проверка корректности заполнения полей документов;
• работа со штрихкодами и QR-кодами, автоматическое занесение информации в карточку документа;
• автоматическое формирование ссылок на связанные документы;
• поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП): проверка валидности и срока действия сертификата контрагента, подписание копий и т.п.;
• автоматическое распознавание скан-копий — определение вида документа, извлечение атрибутов и т.д;
• пакетная обработка документов.

Передача документов в финансовый архив

Документы могут попадать в архив несколькими путями. Оптимальный вариант — интеграция с используемой в организации бухгалтерской системой, при этом документы автоматически переносятся в архив вместе с необходимыми атрибутами.

По действующим нормам финансовый документооборот с контрагентами необходимо вести через специализированного оператора. Поэтому наполнение финансового архива может быть реализовано через интеграцию с сервисом провайдера ЭДО.

Ещё один источник — сканы бумажных оригиналов. Можно настроить автоматическую загрузку сканов в архив из почтового ящика или специально назначенной папки. При этом система автоматически формирует карточку документа и перемещает файл в соответствующее для данного документа место. Однако следует учесть, что из-за возможных ошибок распознавания полностью автоматизировать работу со скан-копиями пока не удаётся.

Безопасность электронного финансового архива

Документы в архиве должны быть защищены от изменения, повреждения и утраты. Чтобы выполнить эти условия, электронные архивы располагают всеми необходимыми функциями и инструментами, в числе которых:

• настраиваемый контроль доступа для разных пользователей и групп пользователей и протоколирование действий с документами предотвращают несанкционированный доступ к документам в архиве;
• резервное копирование базы данных позволяет восстановить информацию при системных сбоях или выходе из строя накопителей;
• шифрование данных помогает обеспечить конфиденциальность информации.

В то же время информационная безопасность не может быть обеспечена только техническими средствами, необходимы и организационные мероприятия. Выбор поставщика программного обеспечения для электронного архива, регулярные обновления ПО для устранения уязвимостей, ограничение количества сотрудников, допущенных к работе с архивом, систематическое повышение их квалификации — эти и другие мероприятия нужны не только для работы архива, но также способствуют эффективной деятельности организации в целом.