Ведение электронного архива
Электронный документооборот в учреждении подразумевает, что его сотрудники работают преимущественно не с электронными, а с бумажными документами — начиная с создания документа и заканчивая сдачей его в архив. Когда документ потребуется снова, его придётся искать в архиве, поэтому архивирование — такой же важный этап делопроизводства, как и все остальные. Ведение электронного архива имеет свою специфику.
Недостатки бумажного архива и преимущества электронного
Традиционный бумажный архив по сравнению с электронным имеет много недостатков. Он занимает много места, поиск документа в бумажном архиве и его копирование требуют много времени, физическое состояние бумажных оригиналов очень часто оставляет желать лучшего. Несмотря на усилия сотрудников архива, документы нередко теряются.
При этом содержание склада бумажных оригиналов само по себе требует больших расходов. Это не только стоимость папок и коробов для хранения бумаг, но также плата за аренду помещений, их охрана, затраты на поддержание оптимального для сохранности бумажных оригиналов микроклимата.
Перечисленные проблемы кратно возрастают, если архив большой и размещается в нескольких удалённых друг от друга хранилищах. При использовании электронного архива не только устраняются все перечисленные проблемы, но появляются новые возможности, в числе которых:
- возможность удалённого доступа к архиву через интернет;
- одновременная работа нескольких пользователей с одним и тем же документом;
- простота масштабирования хранилища.
Огромным преимуществом электронного архива является автоматизация процедур архивного хранения. Например, документы по истечении срока хранения могут автоматически удаляться из архива, при этом информация в каталогах и справочниках архива обновляется также автоматически.
Создание электронного архива
Внедрение электронного архива проводится поэтапно и в соответствии с заранее разработанным планом — это позволяет избежать неразберихи.
На первом этапе необходимо сформулировать требования к функционалу архива в целом: определить, откуда в архив будут поступать данные, какие инструменты потребуются пользователям для работы с документами, выбрать место для хранения базы данных — на собственном сервере, в облаке или иное.
Затем анализируют текущую деятельность организации, её документооборот — необходимо получить чёткое представление о потоках документации. Обычно у организации нет возможности перейти на электронные документы одномоментно. Для постепенного перехода важно понимать, какие виды документов следует оцифровать в первую очередь, расставить приоритеты для других видов документов.
Параллельно необходимо проанализировать существующий бумажный архив. Сканирование бумажных оригиналов — работа трудоёмкая. Целесообразно разбить её на этапы и наметить, какие документы будут оцифровываться в первую очередь.
Ясно сформулированные требования к электронному архиву и детальный анализ стартовых условий позволяют подобрать оптимальное программное обеспечение из имеющихся на рынке предложений. Важно, чтобы выбранное программное обеспечение максимально полно отвечало не только сиюминутным требованиям, но также давало возможность расширить функционал электронного архива если в этом возникнет необходимость.
В создании электронного архива есть множество нюансов. Кроме того, необходимо соблюдать требования нормативных документов, регламентирующих архивную деятельность. Целесообразно поручить эту работу специализированной компании, у которой есть необходимый опыт. Это позволит сократить время, необходимое на создание архива, избежать ошибок и сэкономить ресурсы.