Какие виды документов можно хранить в электронном архиве

Переход на электронный документооборот (ЭДО) происходит повсеместно, однако у новых пользователей пока ещё возникают вопросы. В частности, какие документы можно хранить в электронном архиве. Читайте далее, чтобы разобраться в этом вопросе.

Особенности хранения электронных документов

В целом, организация и ведение электронного архива подчиняется тем же правилам, что и ведение обычного архива бумажных документов. Обязанность вести архив и обеспечить сохранность архивных документов в течение предусмотренных для них сроков хранения установлена ст. 17 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Это значит, что в электронном архиве могут храниться любые виды архивных документов, включая документы по личному составу, бухгалтерская отчётность, договоры с контрагентами, техническая и проектная документация и т.п. В то же время хранение электронных документов имеет свою специфику.

Правила хранения бумажных и электронных документов определены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526. В частности, при хранении электронных документов необходимо соблюдать следующие условия:

1. каждый электронных документ должен храниться в двух экземплярах на разных физических носителях информации;
2. в архиве должны быть средства для чтения, копирования, перезаписи и контроля состояния файлов электронных документов;
3. при хранении необходимо защитить информацию, содержащуюся в электронных документах, от уничтожения, искажения и несанкционированного распространения.

Чтобы обеспечить хранение и использование электронных документов необходимо не реже, чем раз в 5 лет проверять состояние физических носителей информации и воспроизводимость файлов, своевременно переносить их на новые носители, а при необходимости конвертировать документы в новые форматы.

Документ из архива выдаётся в виде копии файла, либо распечатывается. Если документ необходимо заверить, файл подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителя организации или уполномоченного лица.

По истечении срока хранения электронные документы выделяют к уничтожению по такой же процедуре, что и бумажные. Уничтожение подразумевает физическое уничтожение носителя информации, например, оптического диска, либо уничтожение информации с устройства хранения с помощью соответствующих программ.

Поскольку электронные документы заверяются с помощью ЭЦП, в архиве необходимо хранить в течение 5 лет после истечения срока действия сертификата ЭЦП:

• сертификат ключа ЭЦП;
• договор с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа;
• переписку с удостоверяющим центром об изготовлении, продлении и аннулировании сертификата ключа;
• списки владельцев ЭЦП.

Хранение оцифрованных копий

В числе преимуществ электронных архивов — компактность и удобство работы с электронными документами. Оцифровка бумажных архивов позволяет сполна воспользоваться этими преимуществами. Однако здесь есть важное обстоятельство, о котором нельзя забывать: для некоторых видов документов необходимо хранить подлинники, а не копии.

По действующему законодательству, подлинник — это первый и единственных экземпляр документа. Его заверенная бумажная или электронная копия является дубликатом документа, но не оригиналом. Соответствующие термины и определения устанавливает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Действующие нормы требуют, чтобы оригиналы бухгалтерских документов необходимо хранить в том виде, в котором они были составлены — переводить их для удобства хранения в электронный вид нельзя. В то же время необходимо отметить, что нормативная база, регулирующая электронный документооборот совершенствуется, поэтому в будущем требование о хранении бумажных оригиналов может быть отменено.