Цифровой архив

Цифровой архив — это специализированная система хранения информации. В цифровом архиве могут храниться электронные документы, а также изображения, видео и аудиозаписи. Важно подчеркнуть, что архив — это не просто сервер или склад цифровых носителей, например, оптических дисков — это в первую очередь система работы с информацией, начиная от экспертизы её ценности до использования.

Хранение документов и других данных в цифровом виде обладает многими преимуществами перед другими форматами, среди которых:

быстрый поиск нужной архивной единицы по атрибутам или по содержимому;
сортировка и систематизация информации по разным критериям, например, по актуальности;
возможность редактирования информации;
возможность удалённого доступа к архиву через интернет;
многопользовательский режим;
контроль доступа к архиву;
компактность хранилища.

Сохранность данных гарантируется с помощью резервного копирования, в том числе с применением облачных технологий.

В любой организации использование архива электронных документов повышает производительность её деятельности, сокращает расходы на документооборот.

Системы электронного документооборота (СЭД), вошедшие в практику в последние годы, облегчили задачу создания цифровых архивов. Как правило, архив является частью СЭД. Если организация с момента своего образования использует электронный документооборот, цифровой архив формируется почти автоматически.

Иное дело, если организация существует давно и имеет объёмный архив бумажных документов. В этом случае создание цифрового архива происходит поэтапно.

Анализируется деятельность компании, определяется её специфика, на основании чего выявляются базовые атрибуты для разработки систем поиска и каталогизации информации.
Определяется объём предстоящей работы, расставляются приоритеты (не все документы, имеющиеся в архиве целесообразно переводить в цифровую форму сразу), с их учётом составляется план мероприятий по созданию цифрового архива.
Производится оцифровка и при необходимости распознавание оригиналов.
Данные вводятся в систему, атрибутируются, составляются описи.
При необходимости для работы с архивом создаётся научно-справочный аппарат.

Планируя работу по оцифровке бумажных архивов, следует учитывать, что собой представляют оригиналы и в каком состоянии они находятся. Для оцифровки большого количества обычных документов используют высокопроизводительные поточные сканеры и программы для автоматического распознавания атрибутов (удобно, если такой функционал входит в возможности программного обеспечения архива). Для оцифровки ветхих оригиналов и крупноформатных чертежей потребуются бесконтактные широкоформатные и планетарные сканеры.

Если оригиналы сильно выцвели, пожелтели или загрязнены, может потребоваться ручная настройка параметров сканирования. Такая работа потребует много времени, и это следует учитывать при составлении плана работ по оцифровке архива.

Одновременно с созданием цифрового архива разрабатывается регламент передачи документации в архив. В нём определяют виды документов, обязательно передаваемых в архив, процедура экспертизы ценности, требования к форматам документов и к описям, назначаются должностные лица, отвечающие за передачу документов и контролирующие эту работу и т.п.

Работа с цифровым архивом не заканчивается его созданием. Цифровые технологии быстро развиваются. В результате со временем формат данных, в котором хранится документ, может устареть настолько, что у пользователей не будет аппаратных и программных средств для работы с ним. Поэтому в электронном архиве должны быть соответствующие средства для работы с такими устаревшими форматами.