Защита электронного архива

Переход на электронный документооборот ставит задачу сохранности электронных документов. О том, как защитить электронный архив и обеспечить долговременное хранение электронных документов, читайте далее.

Проблемы сохранности цифровой информации и способы их решения

Электронный документ — это информация в цифровом виде, записанная на том или ином носителе. Человек не способен воспринимать её непосредственно — для чтения документа и работы с ним цифровой код преобразуется в изображение или текст, выводится на экран или распечатывается. После редактирования документа информация снова оцифровывается и сохраняется на носитель.

Длительное хранение электронных записей сопряжено с двумя проблемами:

1. носители цифровой информации деградируют быстрее, чем бумага — со временем записанная на них информация считывается с ошибками или совсем перестаёт читаться;
2. кроме физического устаревания, электронные средства хранения быстро стареют морально — носители, связанные с ними устройства записи/воспроизведения и программы выходят из обихода и заменяются другими.

Кроме этого, существуют риски, специфические для информации в цифровом виде. Например, сбои при записи или чтении информации приводят к её искажению, полной или частичной потере. Примерно такой же по последствиям вред может нанести компьютерный вирус. Документ, записанный в редком или устаревшем формате из-за отсутствия подходящего программного обеспечения может не читаться.

Для решения перечисленных проблем долговременного хранения электронных документов используют комплекс мер и технических решений:

• миграция служит для переноса документов на новые, более устойчивые при длительном хранении носители;
• резервное копирование предназначено для восстановления информации в архиве в случае программных и/или аппаратных сбоев;
• антивирусная защита предотвращает внешние злонамеренные попытки повреждения архива;
• запускаемое в режиме эмуляции или виртуализации «родное» программное обеспечение обеспечивает работу с устаревшими форматами документов;
• конверсия помогает преобразовать документы из старых форматов в новые.

Использование для долговременного хранения электронных архивов облачных хранилищ позволяет многие задачи делегировать провайдеру. Он контролирует сохранность носителей, защищает данные от вирусных атак, обеспечивает резервное копирование, в том числе в распределённые геолокации, поддерживает актуальность программного обеспечения.

Методы защиты конфиденциальности архивных документов

До сих пор речь шла о том, как сохранить информацию в электронных документах от повреждения и утраты. Однако защита архива подразумевает также защиту конфиденциальности информации, то есть предотвращение её несанкционированного копирования и редактирования. Основные пути решения этой задачи — шифрование информации и контроль доступа к ней.

Для шифрования электронных существует множество решений. В частности, в последних версиях Word, Excel и PowerPoint имеются встроенные средства защиты документов — зашифрованный документ можно прочесть, только зная пароль. Если для работы с электронным архивом используется специализированная система ЭДО, можно использовать для шифрования её.

Для контроля доступа к электронному архиву применяют:

• доступ по паролю, в том числе с использованием систем контроля доступа, которые позволяют для каждого пользователя установить свой набор прав;
• доступ по цифровому ключу, записанному на флешке;
• привязку доступа к устройству пользователя, например, по серийному номеру.

Ограничение на копирование и редактирование документа чаще всего устанавливается программными средствами. Например, для работы с документами в формате pdf такие функции есть в приложении Adobe Acrobat. Этой же цели служат метки и водяные знаки.

Заключение

Защита электронного архива включает в себя комплекс мер, обеспечивающих долговременную сохранность и конфиденциальность электронных документов. Один из эффективных способов решения этой задачи — использование специализированных программ или систем электронного документооборота, например, электронного архива «Этлас» или аналогичных.