Как подключить электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) внутри компании обеспечивается с помощью соответствующего программного обеспечения. Все документы хранятся централизованно на сервере, а сотрудники по мере необходимости получают к ним доступ со своих рабочих мест. Обмен документами происходит внутри системы документооборота.
Электронный документооборот между компаниями — это другой случай. Расскажем о том, как его подключить.
Разумеется, документы можно отправлять по обычной электронной почте. Однако этот способ имеет принципиальные недостатки:
- конфиденциальность переписки при передаче по обычным каналам связи не гарантируется;
- сохранность и неизменность документа не гарантируется;
- регламент официальной переписки с государственными органами, например, с пенсионным фондом не предусматривает использование обычной электронной почты.
Для того чтобы подключить электронный докуменооборот по всем правилам, необходимо:
- Получить квалифицированную электронную цифровую подпись (ЭЦП).
- Подключиться к одному из операторов ЭДО.
Получение ЭЦП
Электронную цифровую подпись можно приобрести в специальном удостоверяющем центре, список которых есть на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. Для этого нужно выбрать ближайший к вам удостоверяющий центр и оставить заявку на его сайте. С вами свяжется менеджер и объяснит порядок оплаты и получения ЭЦП.
Для получения ЭЦП необходимо приехать в офис удостоверяющего центра с паспортом и доверенностью от компании. Ключ ЭЦП загружается на флешку или другой носитель.
Существует два вида ЭЦП — простая (неквалифицированная) и квалифицированная. Они используются по-разному.
Простая подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается удостоверяющим центром. Достаточно заключить с вашими контрагентами отдельное соглашение об использовании такой подписи.
Если у вашей организации много контрагентов, соглашение придётся заключать с каждым, а это неудобно.
Квалифицированная подпись выдаётся удостоверяющим центром. Сертификат подписи необходимо ежегодно обновлять, поэтому придётся следить за сроком его перевыпуска. Квалифицированную подпись можно использовать для любых документов, в том числе для .
Квалифицированная подпись прикрепляется к электронному документу с помощью специальной программы, она же проверяет подлинность подписей других участников документооборота.
Подключение к оператору ЭДО
Для соблюдения требований законодательства обмен электронными документами с госорганами должен вестись через одного из уполномоченных операторов электронного документооборота.
Обмен документами ведётся по защищённым каналам связи, передаваемая информация шифруется.
Для подключения к оператору ЭДО необходимо зайти на его сайт, зарегистрироваться, загрузить сертификат ЭЦП и оплатить услуги по выбранному тарифу. Ваши также контрагенты должны быть подключены к одному из операторов ЭДО.
Отправлять и получать электронные документы можно через браузер: процедура в этом случае похожа на отправку и получение файлов по электронной почте. Однако следует помнить, что первичные документы должны храниться в организации не менее четырёх лет. Поэтому без электронного архива не обойтись.