Стандарты электронного архива

Электронный архив в организации решает те же задачи, что и бумажный, однако поддержание его функционирования требует совершенно иных подходов. Накопленный к настоящему времени опыт позволил сформулировать стандарты, касающиеся организации и работы электронных архивов. Подробнее о них читайте далее.

Задачи электронного архива

Электронный архив — это программно-технический комплекс, служащий для хранения архивных электронных документов. По сути, электронный и бумажный архив решают одни и те же задачи:

комплектование архива документами, образующимися в процессе деятельности организации;
учёт документов и обеспечение их сохранности;
создание научно-справочного аппарата;
использование архивных документов;
передачу документов в Государственный архив.

Работа всех архивов в стране регламентирована Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Особенности архивного хранения электронных документов

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённые приказом Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года, перечисляют обязательные условия хранения электронных документов:

в архиве необходимо хранить не менее двух экземпляров каждого документа на разных физических носителях;
архив должен располагать необходимыми для чтения, воспроизведения и копирования электронных документов программно-техническими средствами;
информация должна храниться в условиях, при которых исключена возможность её утраты, искажения и несанкционированного копирования.

Пользователям для работы выдают копию электронного документа, которую пересылают по цифровым каналам или записывают на носитель.

Проблемы долговременной сохранности электронных документов

Электронные документы — это компьютерные файлы данных. В отличие от бумажных документов они не связаны с какими-то конкретными носителями информации, однако для них также существует проблема сохранности. Компьютеры и программное обеспечение устаревает морально, а носители информации физически, поэтому владельцы архивов должны принимать меры, чтобы электронные документы можно было использовать в будущем. ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» предлагает рекомендации для решения этой задачи.

В частности, ГОСТ определяет факторы долговременной сохранности электронных документов:

читаемость файла электронного документа;
интерпретируемость содержащейся в нём информации (документ должен правильно отображаться);
идентифицируемость (идентификаторы помогают найти нужный документ);
доступность (например, необходима связь между основным документом и приложением к нему или между документом и записью о нём в каталоге);
понятность (и компьютер, и человек должны понимать контекст создания и использования электронного документа);
аутентичность (документ должен содержать неискажённую первоначальную информацию).

Основные способы обеспечения сохранности электронных документов

Чтобы обеспечить сохранность электронных документов в архиве при длительном хранении, рекомендуется:

переносить информацию с устаревших носителей на новые;
проводить миграцию с устаревших форматов на актуальные (переформатирование);
создавать резервные копии носителей и хранить их в месте, удалённом от места хранения оригиналов.

Современные программы для электронных архивов могут выполнять эти задачи автоматически по заранее составленному расписанию. В случаях, когда автоматическая миграция с одного формата на другой по каким-то причинам невозможна, в качестве альтернативного, но неоптимального решения используют эмуляцию.

К выбору носителей для долговременного хранения информации следует подходить взвешенно. Предпочтение следует отдавать накопителям большой ёмкости с большой скоростью записи/воспроизведения. Ожидаемый срок службы должен быть не менее 20 лет.

При переформатировании важно сохранить аутентичность электронных документов. Для этого в архиве должна быть предусмотрена соответствующая процедура: действия с документами протоколируют, отсутствие изменений проверяют путём сравнения контрольных сумм.

Специализированное программное обеспечение, например, электронный архив «Этлас» позволяют эффективно решать перечисленные задачи.