Функции электронного архива

Электронный архив предназначен для долговременного хранения электронных документов. Существенной особенностью архивированного документа является его неизменность — пользователи работают с электронными копиями, первоначальную версию документа изменять они не могут.

Электронный архив наследует функции архива бумажных документов, но также предлагает пользователям много дополнительных возможностей и инструментов.

Основные функции электронного архива:

учёт документов, контроль сроков их хранения;
ведение версионности;
каталогизация;
создание справочников;
предоставление пользователям доступа к документам в соответствии с разными уровнями допуска;
поиск нужного документа различными способами;
вывод документов на печать;
сканирование бумажных оригиналов и внесение их в архив;
обеспечение безопасного и конфиденциального хранения документов.

Важным преимуществом электронного архива является возможность создания любых каталогов и справочников. Это помогает сделать архив наиболее удобным для решения конкретных задач организации. С этой же целью электронный архив должен поддерживать работу с различными типами файлов и при необходимости предоставлять пользователю инструменты для их чтения и конвертации.

Безопасность и сохранность архива обеспечиваются с помощью резервного копирования данных, конфиденциальность — с помощью шифрования и разграничения прав доступа. Подлинность документов обеспечивается электронной цифровой подписью — в архиве должны быть инструменты для работы с ней.

Если в организации используют бумажные документы или накоплен архив бумажных документов, оцифровать их можно с помощью сканирования. Если таких документов много, архив должен поддерживать поточное сканирование и автоматизированную атрибуцию документов. Эта функция обычно не входит в число базовых инструментов, но реализуется с помощью приобретаемых отдельно подключаемых программных модулей.

Иногда программное обеспечение электронного архива позволяет работать одновременно с электронными документами, находящимися на цифровых носителях информации и с бумажными оригиналами, хранящимися на складе. В крупных компаниях такая возможность облегчает создание единого архива.

В заключение суммируем и ещё раз перечислим преимущества и возможности электронного архива:

компактность — электронное хранилище занимает места во много раз меньше, чем склад с бумажными делами;
гарантия сохранности информации — резервное копирование данных устраняет риск потери полностью;
простой и быстрый поиск нужного документа — в том числе по атрибутам и содержанию;
лёгкость копирования информации из архивного документа для её дальнейшего использования в новых документах;
возможность распечатать бумажную копию электронного документа в любом нужном количестве экземпляров;
возможность оцифровывать бумажные оригиналы и работать с ними, наравне с электронными документами;
удалённый доступ к документам в архиве через интернет — конфиденциальность такого доступа обеспечивается шифрованием пересылаемых данных;
возможность создания единого архива в территориально распределённых организациях;
возможность проверить юридическую подлинность документа с помощью электронной цифровой подписи.

Электронный архив удобен для любых организаций. Он особенно эффективен в качестве дополнения к системе электронного документооборота, но может использоваться и самостоятельно. Во многих случаях переход на ЭДО целесообразно начинать именно с создания электронного архива.