Задачи системы документооборота
Внедрение электронного документооборота требует перестройки деятельности организации, однако, затраты времени и ресурсов неизбежно окупаются. Системы электронного документооборота (СЭД) дают возможность решить целый комплекс технических и организационных задач и быстрее достичь поставленных целей.
Создание единой информационной среды
Хранение и обработка информации упрощаются. Благодаря этому все сотрудники организации полнее вовлекаются в работу: ускоряется выработка и согласование решений, так как появляется возможность одновременной работы с одними и теми же документами. При этом можно контролировать и фиксировать деятельность каждого сотрудника.
Информация хранится не на локальных компьютерах пользователей, а централизовано — это даёт возможность удалённой работы с документами. Гибкость и оперативность управления возрастают.
Ещё одно преимущество единой информационной среды — более высокая защищённость хранящихся в ней данных.
Стандартизация работы с документами
Системы электронного документооборота позволяют внедрить единый регламент делопроизводства. При необходимости он может быть оперативно проанализирован и скорректирован — изменения в деятельности компании сразу же отражаются и в её процедурах и бизнес-процессах. Информация об изменении стандартов и регламентов оперативно сообщается всем сотрудникам, которых это касается.
Упрощение поиска нужных документов
Системы электронного документооборота эффективно решают задачу поиска и получения необходимых документов, в том числе с использованием привычных атрибутов. Возможен поиск по содержанию документа, что при работе с бумажными документами в принципе нереализуемо.
Если в организации существуют обширные бумажные архивы, СЭД облегчают работу и с ними, для чего в систему интегрируется картотека архива.
Ещё одно преимущество электронных документов — возможность хранить различные версии и историю изменений.
Сокращение бумажного документооборота
Очевидно, что решение этой задачи системы документооборота высвобождает людские и материальные ресурсы: экономится бумага, сокращаются расходы на эксплуатацию оргтехники, экономится место, необходимое для хранения бумажных дел.
При этом получение в случае необходимости бумажной копии документа не составляет труда — нужное количество экземпляров можно распечатать в любой момент.
Обеспечение сохранности информации
Задача решается с нескольких сторон:
- для каждого документа определяется круг лиц, имеющих к нему доступ;
- все действия пользователей в системе протоколируются;
- данные хранятся централизованно, что упрощает обеспечение их сохранности;
- резервное копирование данных кардинально снижает риск их потери;
- конфиденциальность информации достигается не только контролем доступа к ней, но и средствами шифрования.
Документальное сопровождение бизнес-процессов
Оперативный и всесторонний контроль соблюдения регламентов организации, о котором говорилось выше, даёт возможность моделировать и анализировать бизнес-процессы. Быстрое и адекватное реагирование на изменения, происходящие на рынке, в правовом поле и т.д. создаёт компании конкурентные преимущества.
Высокая скорость обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции вносит дополнительный вклад в эффективность работы компании в целом.
Отслеживание взаимоотношений с контрагентами
Одна из задач, решаемых системой электронного документооборота — повышение эффективности коммуникации компании с контрагентами и контролирующими органами.
Это особенно актуально для компаний, имеющих большое число контрагентов, например, для муниципальных структур, работающих с обращениями граждан. В базе данных СЭД хранится не только переписка с контрагентами, но и вся сопутствующая информация.
Как показывает этот беглый обзор, использование электронных систем документооборота решает множество технологических и организационных задач, стоящих перед организацией.