Цифровой документооборот
Цифровой документооборот неизбежно улучшает повседневную деятельность компании и повышает её эффективность. Преимуществ перед бумажным у него много, вот лишь самые основные:
- сокращается время на создание и регистрацию документов;
- упрощается и ускоряется поиск нужных файлов;
- в реальном времени собирается и накапливается информация о работе как всей компании, так и о деятельности её отделов и каждого сотрудника;
- ускоряется движение документов как внутри компании, так и вне её — с партнёрами, клиентами, контролирующими органами;
- доступ к каждому конкретному документу контролируется.
Один их этапов перехода на электронно цифровой документооборот предполагает внедрение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Она заменяет собственноручную подпись и печать, которые ставятся на бумажном документе, и приравнивается к ним юридически. Без использования ЭЦП электронный документооборот может использоваться только внутри организации.
Технически цифровая подпись реализуется с помощью средств криптографии. Для пользователя существенно, что ЭЦП даёт возможность идентифицировать лицо, владеющее сертификатом ключа подписи. Кроме того, цифровая подпись гарантирует, что электронный документ получен адресатом без искажений и в нём после подписания не было сделано никаких несанкционированных изменений.
Различают три вида электронной цифровой подписи, отличающихся технической реализацией и юридической значимостью:
Простая электронно-цифровая подпись реализуется с помощью паролей или кодов и удостоверяет только факт подписи документа определённым лицом. Степень защиты такой подписи невысока, а от подделки документа она не защищает никак. Поэтому она применяется в тех случаях, когда нормы делопроизводства не требуют применения других видов ЭЦП.
Усиленная неквалифицированная ЭЦП выполняется с помощью специальных криптографических программ. Она позволяет не только идентифицировать лицо, подписавшее документ (владельца ключа подписи), но и обнаружить изменения в документе, внесённые после его подписания.
Электронные документы, подписанные с помощью неквалифицированной ЭЦП в большинстве случаев юридически равнозначны бумажным документам, подписанным собственноручной подписью. Однако на этот счёт в различных ведомствах существуют разночтения. Поэтому такую подпись можно использовать в документообороте с контрагентами по соглашению сторон. Однако для документов, направляемых в государственные и контрольные органы неквалифицированная подпись не годится.
Усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись можно использовать в электронном документообороте во всех случаях. Более того, её применение прямо предусмотрено для некоторых видов отчетности, например, для бухгалтерских документов, подаваемых ежегодно в Росстат, для заявлений, направляемых в налоговые органы и т.п.
От неквалифицированной ЭЦП её отличают два существенных признака:
- квалифицированный сертификат, содержащий ключ подписи выдаётся единым удостоверяющем центром;
- для подписи используются только компьютерные программы, имеющие соответствующее одобрение.
Очевидно, что подписание документов с помощью ЭЦП является рутинной операцией делопроизводства. Вот почему система электронного документооборота, используемая в компании должна иметь для этого необходимые средства. Программное обеспечение ЭТЛАС предусматривает такую возможность и позволяет работать с юридически значимыми ЭЦП по стандарту ГОСТ Р 34.10-2001.