Система хранения электронных документов

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организации вести учёт и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и другой технической деятельности.

Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений должны храниться в разработавшей их организации, если договор с заказчиком документации не предусматривает иного варианта. Они могут храниться в бумажной и электронной форме. Решение по выбору вида носителя документа, характера его использования, оформления и удостоверения принимает разработчик документации.

Преимущества электронного архива

Электронный архив — наиболее удобный и эффективный способ хранения проектной и технической документации.

Электронная архивация чертежей, отчетов и планов позволяет:

• неограниченное время хранить чертежи в неизменном виде, так как электронные документы в отличие от бумажных не изнашиваются и не ветшают;
• находить нужные документы по их атрибутам;
• просматривать документы дистанционно с любого устройства, способного подключиться к серверу архива;
• работать с одними и теми же документами одновременно нескольким специалистам;
• распечатывать документы по мере необходимости;
• пересылать документы по электронной почте;
• сохранять документ в первоначальной редакции и всю историю изменений;
• систематизировать документы различными способами, подключать справочники.

Программное обеспечение электронного архива проектной документации изначально предназначено для работы с большими объёмами документов, поэтому сложность структуры хранения практически не ограничена.

Одновременное хранение бумажных и электронных документов

Если в организации одновременно используются документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга:

• проектные документы в бумажной форме могут быть оцифрованы, при этом файлы, снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронно-цифровыми подписями становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
• печать документов на бумажных носителях выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004, при этом они должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц.

Порядок оформления электронных документов электронно-цифровыми подписями (ЭЦП), информационно-удостоверяющими листами или иными аналогами собственноручных подписей устанавливает организация-разработчик.

Система ЭТЛАС для архивов

Электронный архив разработки «Этлас» — гибкое и универсальное решение для организации архива проектной документации. Функционал программы позволяет объединить в единой системе бумажные и электронные копии документов, в том числе:

• реализовать поточное сканирование бумажных документов: система обеспечивает автоматическое распознавание атрибутов документов, их именование, нумерацию и размещение;
• автоматизировать работу со складом документов, в том числе с применением штрих-кодов: быстро находить расположение нужных дел, отслеживать свободные места и др.;
• создавать любое количество картотек по учёту данных.

Встроенные редакторы и конструкторы помогают адаптировать систему к особенностям деятельности любой организации.

Ещё больше о возможностях электронного архива «Этлас» вы узнаете у наших консультантов.