Корпоративный электронный архив
При использовании бумажного документооборота архив используют для хранения документов в течение установленных сроков, работа с которыми завершена. При использовании электронного документооборота архив также служит для хранения документов, однако это не единственная его функция. Сегодняшняя статья посвящена возможностям, которые открывает корпоративный электронный архив.
Значение информации в цифровой экономике
Цифровые технологии кардинально увеличили ценность самой информации. Анализ больших массивов данных — Big Data — позволяет получить принципиально новую информацию для принятия решений. Электронный архив может стать как раз таким источником больших данных.
В цифровой экономике знания являются конкурентным преимуществом. Корпоративный архив — это одновременно и хранилище, и источник знаний. Например, анализ бухгалтерских документов за длительное время позволяет выявить особенности работы бухгалтерии и финансового отдела корпорации, проанализировать их и оптимизировать работу этих подразделений. То же самое можно сделать для любого другого подразделения компании.
Таким образом, создание корпоративного электронного архива не только снижает расходы на документооборот и делопроизводство, но и открывает возможности для совершенствования работы компании, которые невозможно получить другими путями.
Задачи, решаемые корпоративным архивом
Корпоративный архив и система электронного документооборота образуют единое информационное пространство, доступное пользователям из всех подразделений компании.
С другой стороны, у руководства компании появляется возможность осуществлять мероприятия, которые вовлекают сразу несколько разных департаментов. Электронный архив интегрирует разрозненные системы подразделений и отделов компании — открывается возможность «снести барьеры», разделяющие отделы крупной компании, запустить сквозные бизнес-процессы.
Сотрудники разных департаментов компании работают в приложениях, специфических для деятельности именно этого департамента. Единый архив позволяет унифицировать интерфейс рабочего места всех сотрудников компании, создать для входящих задач и документов единую папку. Электронный архив выполняет функции агрегатора, при этом доступ к универсальному рабочему месту сотрудник может получить как из архива, так и из пользовательского приложения после интеграции его с архивом.
Единый электронный архив обеспечивает возможность поиска любого документа, независимо от его типа, подразделения, в котором он был создан и других атрибутов. Поиск в архиве напоминает поиск в интернете. При этом можно искать документ как по его атрибутам, так и по содержанию, а также находить всю связанную информацию.
Описанные функции — это лишь часть возможностей, которые открывает для компании создание и использование единого корпоративного архива. Можно сказать, что в компании возникает принципиально новая система управления корпоративными знаниями, процессами и задачами.
Создание корпоративного электронного архива
Основой для него может стать система электронного документооборота или программное обеспечение электронного архива, отвечающее нескольким требованиям, среди которых:
- масштабируемость — как с точки зрения объёма хранимых и обрабатываемых данных, так и с точки зрения количества пользователей системы, при этом архитектура системы должна давать возможность наращивать мощность в тех узлах системы, где возникает необходимость;
- возможность гибко перенастраивать бизнес-процессы;
- интегрируемость с используемыми в компании частными информационными приложениями и системами, например, с бухгалтерскими программами или САПР;
- возможность добавлять новые функции и инструменты по мере возникновения в них необходимости;
- возможность миграции на другие информационные носители и аппаратные средства, поскольку архив создаётся на многие годы, а за это время инфраструктура архива изменится;
- кроссплатформенность и совместимость;
- адаптируемость к мобильным устройствам — возможность удалённой работы с данными на любом устройстве и из любого браузера стала сегодня обязательным требованиям к информационным системам.
Сегодня на рынке программного обеспечения есть выбор решений, которые удовлетворяют этим требованиям.