Электронная бухгалтерия

Бухгалтерия — обязательная составная часть документооборота любой организации. Если организация перешла на электронный документооборот, то продолжать вести бухгалтерию по старинке на бумаге нерационально. Для ведения электронной бухгалтерии можно использовать специализированные программы либо один из онлайн-сервисов. 

Бухгалтерский учёт регулируется Федеральным законом № 402 «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011. В соответствии с ним ведение бухгалтерии обязательно для:

• коммерческих и некоммерческих организаций, индивидуальных предпринимателей;
• государственных и муниципальных органов управления;
• представительств и филиалов иностранных компаний, находящихся на территории РФ.

Закон устанавливает единые требования к бухгалтерскому учёту, что значительно упрощает его организацию и даёт возможность автоматизировать многие бухгалтерские операции с помощью программ электронной бухгалтерии.

Основные функции бухгалтерского учёта:

• учёт материально-технических ценностей;
• начисление заработной пла­ты, проведение отчислений в пенсионный фонд, в фонды социального и медицинского страхования и др.;
• учёт затрат на функционирование предприятия и производство;
• учёт финансовой деятельности и денежных операций;
• составление бухгалтерских отчётов и их своевременная передача в контрольные органы.

Электронная бухгалтерия берёт на себя все эти функции и позволяет:

• формировать всю необходимую отчётность с помощью подсказок электронного бухгалтера;
• рассчитывать налоги и взносы в различные фонды;
• с помощью налогового календаря контролировать сроки подачи отчётности;
• отправлять заверенные электронной подписью отчёты в налоговую службу, фонды, Росстат и другие через интернет;
• вести учёт сотрудников и рассчитывать заработную плату и вознаграждения по итогам работы;
• хранить бухгалтерские документы в электронном виде, быстро находить нужные документы по различным критериям с помощью фильтров;
• работать с бухгалтерскими документами в любое удобное время, в том числе удалённо.

Сервисы интернет-бухгалтерии особенно удобны для организаций и юридических лиц, оборот которых невелик и для которых нанимать бухгалтера дорого и нецелесообразно. Для крупных компаний оптимальным решением может быть использование специальных бухгалтерских программ, интегрированных в единую систему электронного документооборота.

Сегодня существует большой выбор программ и интернет-сервисов для ведения электронной бухгалтерии. У каждого из них есть плюсы и минусы, они отличаются тарифами и возможностями — чтобы выбрать оптимальный вариант, необходимо ориентироваться на особенности и потребности вашего бизнеса.

Рассмотрим основные критерии выбора.

1. Для каких организаций оптимизирован сервис или программа. Существуют универсальные сервисы, но есть и такие, что работают только с ИП или ООО. Надо учитывать, что тариф может зависеть от численности персонала организации.
2. С какой системой налогообложения работает сервис: с основной системой налогообложения или с упрощённой.
3. Основные функции. Некоторые сервисы предлагают только шаблоны документов, которые вы заполняете самостоятельно. Другие предоставляют услуги специалистов, которые берут на себя часть работы по подготовке отчётности.
4. Каковы возможности интеграции электронной бухгалтерии с системой электронного документооборота, которую применяет ваша организация.
5. Существует ли возможность выгрузки документов и базы данных из системы (потребуется в случае перехода на другую программу).

Выясните другие подробности о работе системы: как защищаются данные, как работает техподдержка, какие вопросы она решает. Рассматривая интернет-сервис, узнайте, какую ответственность он несёт, если, например, ваши отчёты не поступили в налоговую вовремя.

Желательно, чтобы у выбранной электронной бухгалтерии был тестовый период. Попробуйте её на своих задачах, после чего принимайте окончательное решение о покупке или подписке.