Эффективность электронного документооборота

Необходимость в оценке экономической эффективности электронного документооборота (ЭДО) появляется, когда организация собирается внедрить его впервые или перейти с одной СЭД на другую. Рассмотрим, как провести подобную оценку.

Что нужно знать для оценки экономической эффективности

Проблемы бумажного документооборота давно и хорошо известны:

• нарушение сроков обработки входящей документации;
• затруднённые коммуникации между разными отделами, долгое согласование;
• потеря документов;
• долгий поиск в архиве

и тому подобные проблемы. Как правило, при переходе на электронный документооборот ожидают, что все они останутся в прошлом. Однако внедрение ЭДО требует вполне конкретных финансовых затрат — их оценка и сопоставление с ожидаемой отдачей даёт представление об экономической эффективности системы электронного документооборота и помогает обосновать принимаемое решение. 

Для оценки экономической эффективности необходимо знать:

• величину расходов на внедрение ЭДО;
• эксплуатационные затраты;
• экономию, возникающую при переходе на ЭДО;
• влияние ЭДО на общий результат деятельности организации;
• косвенные эффекты от перехода на ЭДО.

Разумеется, не все эффекты от использования информационных систем можно оценить в деньгах. Например, новые возможности для бизнеса, более высокое качество управленческих решений, изменения в отношении к работе сотрудников выразить в деньгах проблематично. Однако даже приблизительные оценки помогут принять решение о переходе на ЭДО более взвешенно.

Расходы на внедрение ЭДО 

Прямые затраты на развёртывание СЭД складываются из:

• стоимости лицензии на программное обеспечение;
• расходов на приобретение оборудования (серверов, сканеров, оборудования для работы с ЭЦП и др.);
• оплаты услуг по установке, настройке и кастомизации системы и расходов на обучение персонала.

В дальнейшем в организации будут постоянные расходы на администрирование системы и поддержание её работоспособности. 

Косвенные затраты для каждой организации индивидуальны. Например, это могут быть расходы, связанные с внесением необходимых изменений во внутренние нормативные документы. Сюда же можно отнести потери, связанные с отвлечением специалистов от основной работы на время обучения.

Перечисленные затраты можно посчитать с достаточно высокой точностью. Причём основная их часть происходит на этапе внедрения системы, а в дальнейшем требуемое финансирование существенно меньше. 

Окупятся ли подобные расходы? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо оценить экономию и величину возможного увеличению доходов от перехода на ЭДО. 

Выгоды от внедрения ЭДО 

Поскольку эффективность работы организации зависит от соотношения затрат и доходов, увеличить её можно сокращая затраты и увеличивая доходы. Переход на электронный документооборот влияет на обе составляющих эффективности.

Основные выгоды от внедрения ЭДО можно разделить на три группы: 

1. сокращение издержек;
2. рост бизнеса за счёт совершенствования бизнес-процессов; 
3. снижение рисков. 

Самым наглядным и очевидным следствием перехода на ЭДО является сокращение затрат на бумажное делопроизводство. Однако на практике абсолютные цифры экономии чаще всего оказываются относительно небольшими, так как в большинстве организаций доля расходов на канцтовары и бумагу в общей сумме издержек невелика. 

Гораздо весомее сокращение непроизводительных затрат рабочего времени персонала. ЭДО экономит время, затрачиваемое на рутинные операции — на поиск документов, различные согласования, контроль, подготовку отчётов. По некоторым оценкам, такие операции занимают 20–30% рабочего времени.

Чем больше сотрудников в организации используют ЭДО, тем масштабнее суммарная экономия рабочего времени, за счёт которой можно заметно увеличить объём выполняемой работы. 

Применение ЭДО снижает также риски потери важных документов и связанных с этим дополнительных издержек.

Однако самый большой вклад в увеличение эффективности вносит ускорение информационных потоков и бизнес-процессов. От того, насколько быстро организация обрабатывает поступающую и внутреннюю информацию, зависит скорость принятия и реализации решений и, в конечном счёте, конкурентоспособность компании и её прибыль. 

Косвенные эффекты от перехода на ЭДО 

Сюда можно отнести позитивные изменения в корпоративной культуре организации: 

• возникновение эффективных связей между подразделениями организации и внутри самих этих подразделений; 
• лучшие возможности для обмена опытом, накопление «лучших практик»; 
• повышение инвестиционной привлекательности компании; 
• рост качества управленческих решений;. 
• изменение отношения к труду за счёт повышения доли творческой работы. 

Мы видим, что эффективность системы электронного документооборота зависит от индивидуальных особенностей конкретной организации. Тем не менее её можно оценить с достаточной точностью ещё до внедрения ЭДО. Чтобы решение об отказе от бумажного документооборота было взвешенным и обоснованным, это надо сделать.