Все новости

Отличия облачной (SааS решение) и локальной поставки системы электронного документоборота

На сегодняшний день все более популярным становится использование программного обеспечения в виде сервиса. Оно может устанавливаться локально на серверах и компьютерах  пользователя, либо располагаться в облаке. Это также касается и систем электронного документооборота.  Подробно об отличиях этих решений читайте далее.

Локальная СЭД

Пользователь скачивает дистрибутив программы или получает его на носителе, устанавливает его на своих компьютерах, настраивает и начинает работу.

Исторически такое программное обеспечение появилось раньше облачных решений, поэтому его особенности хорошо известны пользователям:

  • полная стоимость ПО оплачивается в момент приобретения лицензии;
  • функционал СЭД с момента покупки и до обновления ПО остаётся неизменным;
  • производительность системы зависит от аппаратных и вычислительных возможностей имеющегося оборудования;
  • за бесперебойную работу системы отвечают собственные специалисты;
  • сбои в работе сети интернет не влияют на функционирование системы;
  • хранилище данных изолировано от внешних воздействий, информационная безопасность обеспечивается по собственным стандартам организации.

Облачные решения для СЭД

Пользовательские данные хранятся и обрабатываются в облаке. Скачивать и устанавливать ПО на локальные компьютеры не нужно — доступ к документам и работа с ними осуществляются с любого устройства, имеющего выход в интернет. 

Такие решения обозначают SaaS (англ. — Software as a Service): пользователи вместо покупки лицензии оплачивают фиксированное время пользования сервисом — вносят ежемесячную или ежегодную плату. 

Особенности облачных решений: 

  • размер платежей по подписке существенно меньше стоимости лицензии на использование ПО, при этом нет расходов на содержание собственной инфраструктуры;
  • работать с документами можно из любого места, где есть интернет;
  • поскольку обработка данных осуществляется в облаке, вычислительные мощности компьютеров пользователя никак не влияют на производительность системы  — она остаётся на высоком уровне при любых нагрузках;
  • техническое функционирование системы обеспечивает компания-провайдер, иметь в штате собственных специалистов не нужно;
  • данные хранятся в защищённых дата-центрах, их сохранность и безопасность обеспечивается автоматическим резервным копированием, шифрованием и другими мерами;
  • SaaS-сервисы легко интегрируются с другими платформами и между собой.

Сравнение локальных и облачных решений

Теперь можно сопоставить особенности двух решений с точки зрения пользователя системы электронного документооборота:

Локальная установка СЭД

SaaS решение

Единовременная оплата стоимости лицензии

Периодические платежи по подписке

Расходы на инфраструктуру и поддержание её работы несёт пользователь

Расходов на поддержание инфраструктуры нет 

Производительность СЭД и ёмкость хранилища зависят от технических характеристик и возможностей компьютеров и серверов пользователя

Производительность системы практически не ограничена

За безопасность данных отвечают штатные специалисты организации 

Информационную безопасность обеспечивает провайдер SaaS услуг

Работоспособность локальной СЭД не зависит от функционирования сети интернет

Для пользования системый необходим доступ в интернет

Выводы

Каждое из решений в конкретной ситуации имеет преимущества и недостатки. Для крупных и средних корпораций с большим документооборотом и достаточными людскими и финансовыми ресурсами оптимальным решением может быть размещение системы электронного документооборота на собственных серверах.

Облачные решения SaaS способны эффективно обрабатывать любые объёмы данных, но при этом не требуют больших первоначальных вложений. Они подходят любым организациям, в том числе для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей.