Классификация систем работы с документами

Разнообразие систем работы с документами, с одной стороны, позволяет подобрать оптимальное решение для самых разных задач и для организаций любого профиля. С другой стороны, для пользователя, который ещё только подбирает для себя нужное решение это разнообразие создаёт проблему выбора.

На помощь приходит классификация систем электронного документооборота. Она помогает быстрее разобраться в многообразии предложений, существующем на рынке, и отбросить заведомо неподходящие решения.

Классификацию можно проводить по разным основаниям. Для примера рассмотрим некоторые.

В работе с документами можно выделить два аспекта:

1. собственно хранение документов: здесь используются электронные архивы и системы совместной работы над документами;
2. сопровождение бизнес-процессов и управление ими (системы электронного документооборота).

Эти два аспекта реализуются по-разному. Системы, обеспечивающие бизнес-процессы конкретного предприятия содержат инструменты маршрутизации движения документов и построения регламентов, а также инструменты аналитики. В то время как электронные архивы оснащены мощными средствами сканирования, распознавания и поиска необходимых документов.

На практике разнообразие возможностей систем работы с документами гораздо шире. По основному функционалу среди них можно выделить следующие группы:

• Электронные архивы (ЭА) приспособлены к хранению электронных документов и обладают эффективными инструментами поиска информации: в них реализуется полнотекстовый поиск, нечёткий, смысловой и т.п.; также ЭА адаптированы для работы с разаличным оборудованием для хранения данных.
• Системы электронного документооборота (СЭД), ориентированные на бизнес-процессы и обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам: они эффективны, если в компании вся работа с документами может быть формализована, разбита на этапы и регламентирована.
• Гибридные системы, сочетающие функции двух названных и нацеленные на управление организацией. В таких системах обрабатываются как электронные документы, так и задания, которые могут двигаться как по заранее заданному маршруту или по маршруту, нзначенному руководителем. Гибридные системы эффективны в компаниях с развитой иерархической структурой.
• Системы, нацеленные на поддержку совместной работы сотрудников. Они адекватны изменчивым рыночным условиям и формализуют поток документов в минимальной степени. Главная задача, которую они решают — обеспечить совместную работу людей, независимо от их места нахождения и сохранить результаты этой работы.
• Системы с развитыми дополнительными сервисами, такими как электронная почта, биллинг, сервис управления связями с клиентами и другими.

Классификацию можно осуществить и по другим важным для пользователя признакам. Например, с точки зрения готовности к внедрению и развёртыванию, выделяют следующие виды систем работы с документами:

• Универсальные «коробочные» системы. Они обладают всеми основными функциями СЭД, просты в установке, не требуют сложной настройки, могут работать «из коробки», отличаются доступной ценой. Стоимость лицензии на использование таких систем часто привязана к количеству пользователей.
• Индивидуально разрабатываемые системы: их внедрение требует значительного времени и бо́льших затрат, однако они полностью приспособлены под запросы заказавшей их организации.
• Комбинированные системы сочетают в себе упомянутые особенности: они включают в себя широкий функционал и вместе с тем дают пользователю возможность адаптировать систему под специфику делопроизводства конкретного предприятия. Такова, например, система электронного документооборота от «Этлас-Софт» с её встроенными конструкторами, редактарами и подключаемыми модулями.

Приведённые примеры показывают, что классификация систем документооборота помогает быстрее выбрать наиболее подходящую систему, не вдаваясь в нюансы каждой из них. Заведомо неподходящие варианты отбрасываются, а две или три наиболее перспективных программы целесообразно рассмотреть более детально и уже затем делать окончательный выбор.

Полнофункциональную демоверсию системы электронного документооборота ЭТЛАС можно загрузить прямо с сайта и ознакомиться с ней в течение 30 дней.